¿Cómo evitas las ausencias a citas en la consulta de fisioterapia?
Recuerda el día anterior, indica una regla clara de cancelación y vuelve a dar los huecos libres de inmediato. Así se pierden menos citas.
La respuesta corta
Evitas las ausencias a citas en la consulta de fisioterapia si haces que cada paciente confirme la cita antes del día, indicas una regla clara de cancelación y vuelves a dar los huecos libres de inmediato. Recomendamos un recordatorio el día anterior con opción de cancelar. Estos consejos son experiencia y recomendación, no un estudio.
| Causa | Qué haces |
|---|---|
| Cita olvidada | Enviar un recordatorio el día anterior |
| La cita ya no encaja | Ofrecer una forma sencilla de cambiarla |
| Cancelación demasiado tardía | Indicar la regla de cancelación al reservar |
| Se interrumpe la serie | Acordar la siguiente cita ya durante la visita |
| El hueco queda vacío | Llevar una lista de espera y escribir al momento |
¿Por qué se pierden citas en la consulta de fisioterapia?
En la consulta de fisioterapia se pierden citas a menudo porque los pacientes las olvidan, la cita ya no encaja en su día a día o las molestias han mejorado. Los motivos rara vez son mala voluntad. Si los conoces, puedes abordar cada uno de forma concreta. Apunta durante una semana por qué se pierden citas y verás enseguida qué motivo es el más frecuente en tu caso. Es un consejo de la práctica, no una medición.
¿Cuál es la mejor forma de recordar la cita a los pacientes?
Lo mejor es recordar la cita a los pacientes el día anterior con un mensaje corto que indique fecha, hora y una forma sencilla de cambiarla. Un segundo recordatorio por la mañana puede ser excesivo con pacientes habituales, pero con pacientes nuevos suele tener sentido. Mantén el texto corto, indica el nombre de la consulta y añade un número de teléfono para dudas de última hora.
¿Cómo redactas una regla de cancelación justa?
Una regla de cancelación justa fija un plazo claro, por ejemplo un día antes, y se comunica ya al reservar, no después de la ausencia. Explica con amabilidad por qué la necesitas: de lo contrario el hueco no se puede volver a dar. Si puedes facturar las ausencias, y cómo, depende de tu consulta y de tus contratos. Esto no es asesoramiento legal, aclaralo con tu colegio profesional o con un abogado especializado.
¿Qué haces con una cita que ha quedado libre?
Una cita que ha quedado libre se la das de inmediato a pacientes de tu lista de espera. Para ello, lleva una lista sencilla de pacientes que pueden venir antes y escríbeles en cuanto llegue una cancelación. Cuanto antes reacciones, más fácil es llenar el hueco. Incluso un paciente con una serie prescrita suele agradecer una cita más temprana.
¿Cómo mantienes a los pacientes dentro de la serie de tratamiento?
Mantienes a los pacientes en la serie si acuerdas la siguiente cita al final de la visita y preguntas brevemente tras un tratamiento perdido. Una cita siguiente fija puede ayudar a que la serie no se interrumpa. Explica además por qué la serie es importante, en una frase y sin presionar. Ponte en contacto el mismo día de la ausencia o al siguiente, mientras el tema sigue fresco.
¿Cómo ayuda el marketing por WhatsApp con SmartChat en esto?
Con SmartChat envías recordatorios y preguntas por WhatsApp a contactos que han dado su consentimiento. El recordatorio de calendario con enlace iCal guarda la cita en el calendario del paciente. Con seguimientos (follow-ups) preguntas si alguien ha olvidado una cita, y con automatizaciones todo esto funciona sin trabajo manual. Solo se envía por WhatsApp, no existe otro canal. Los mensajes fuera de la ventana de 24 horas se envían como plantilla aprobada por Meta. Encontrarás más para tu sector en Fisioterapia.
Preguntas frecuentes sobre ausencias a citas.
¿Cuándo envío el recordatorio de la cita?
Por experiencia, el día anterior. Con pacientes nuevos puede tener sentido un segundo recordatorio por la mañana.
¿Puedo facturar las ausencias?
Depende de tu consulta y de tus contratos. Aclaralo con tu colegio profesional o con un abogado especializado.
¿Qué es una lista de espera en la consulta?
Una lista de pacientes que pueden venir antes. Cuando alguien cancela, les escribes a ellos primero.
¿Qué hago si un paciente falta varias veces?
Habla con él con amabilidad y pregunta el motivo. A menudo el día fijo de la semana ya no le encaja.
¿Puede SmartChat dar citas?
No. SmartChat envía recordatorios, enlaces de calendario y follow-ups por WhatsApp a contactos que han dado su consentimiento.
¿Cuántos recordatorios bastan para una cita?
Por experiencia, basta uno el día anterior. Un segundo por la mañana es una opción con pacientes nuevos.
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Actualizado: Por el equipo de SmartChat