política de privacidad

Esta política de privacidad te informa sobre el tipo, el alcance y la finalidad del tratamiento de datos personales (en adelante, "datos") en el marco de nuestra web (smartchat.marketing), de nuestra aplicación SmartChat (app.smartchat.marketing) y de las funciones y contenidos relacionados. Es determinante el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD). Para los términos utilizados (p. ej. "tratamiento" o "responsable") rigen las definiciones del art. 4 del RGPD.

1. Responsable

HACO d. Gschnitzer Franz Josef KG, Angerweg 43 - Gasteig, 39040 Ratschings (BZ), Tirol del Sur, Italia.
Teléfono: +39 391 1464820. Correo electrónico: team@smartchat.marketing.
Representante legal y responsable: Simon Gschnitzer.

2. Términos utilizados

"Datos personales" son todas las informaciones que se refieren a una persona física identificada o identificable. "Tratamiento" es cualquier operación relacionada con datos personales (p. ej. recogida, almacenamiento, uso, transmisión, eliminación). "Responsable" es quien decide sobre los fines y los medios del tratamiento. "Encargado del tratamiento" es quien trata datos por cuenta del responsable.

3. Quién es responsable de qué (SmartChat como servicio)

SmartChat es una herramienta con la que nuestros clientes (empresas) hacen su propio marketing por WhatsApp. Por eso distinguimos dos funciones:

• Nosotros como responsable: para los datos de los visitantes de esta web y los datos de nuestros propios clientes (cuenta, perfil de onboarding y de empresa, facturación, chat de AI, canales conectados).
• Nosotros como encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD): para los datos de los contactos que un cliente recoge y a los que escribe a través de SmartChat (p. ej. los destinatarios de sus newsletters de WhatsApp). En este caso, el cliente correspondiente es el responsable; tratamos estos datos exclusivamente por su encargo, sobre la base de un contrato de encargo del tratamiento (AVV).

4. Tipos de datos tratados, personas afectadas y fines

Tratamos en particular: datos de inventario (p. ej. nombre de la empresa), datos de contacto (p. ej. correo electrónico, número de teléfono), datos de contenido (p. ej. textos introducidos en el chat de AI, documentos e imágenes subidos, contenido de los mensajes), datos de uso y metadatos (p. ej. páginas visitadas, horas de acceso, información del dispositivo y del navegador, dirección IP) y, en caso de uso de pago, datos contractuales y de pago.

Las personas afectadas son los visitantes de la web, los usuarios registrados (nuestros clientes o los miembros de su equipo) y los contactos recogidos por los clientes (contactos finales). Los fines son: prestación de la web y del servicio, cumplimiento del contrato y comunicación, seguridad y prevención de abusos y, solo con consentimiento, medición de alcance y marketing.

5. Bases jurídicas determinantes

Tratamos datos sobre la base de tu consentimiento (art. 6, apdo. 1, letra a, y art. 7 del RGPD), para el cumplimiento de un contrato o de medidas precontractuales (art. 6, apdo. 1, letra b del RGPD), para el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6, apdo. 1, letra c del RGPD) y para la defensa de intereses legítimos en una oferta segura, funcional y rentable (art. 6, apdo. 1, letra f del RGPD). Para el tratamiento de datos de contactos finales por encargo del cliente rige además el art. 28 del RGPD.

6. Medidas de seguridad

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de protección acorde con el riesgo. Entre ellas, en particular: separación estricta de clientes a nivel de base de datos (Row Level Security, cada entorno de cliente está separado lógicamente), almacenamiento cifrado de datos de acceso sensibles como los tokens de WhatsApp y de integraciones (AES-256-GCM; nunca se entregan al frontend del navegador), transmisión de datos cifrada (TLS/HTTPS), verificación de firma de los webhooks entrantes y restricciones de acceso. El acceso de escritura a la base de datos se realiza exclusivamente desde el servidor.

7. Colaboración con encargados del tratamiento y terceros

Cuando revelamos datos a otras empresas o les damos acceso, solo lo hacemos sobre la base de una autorización legal (p. ej. transmisión a un proveedor de servicios de pago para cumplir el contrato), de tu consentimiento, de una obligación legal o de nuestros intereses legítimos (p. ej. alojamiento, envío de mensajes). Con los proveedores que tratan datos por nuestro encargo firmamos contratos de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD. Los servicios utilizados se indican a continuación.

8. Alojamiento e infraestructura

La aplicación (app.smartchat.marketing) funciona en un servidor en Alemania. La web de marketing (smartchat.marketing) se aloja y se entrega a través de Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, EE. UU. (red de distribución de contenidos). La base de datos, el inicio de sesión y el almacenamiento de archivos los gestionamos nosotros mismos en nuestro propio servidor. Al acceder, estos proveedores tratan datos de acceso técnicamente necesarios (p. ej. dirección IP, hora, recurso solicitado, tipo de navegador). La base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra f del RGPD en relación con el art. 28 del RGPD. Para la transferencia a terceros países, consulta la sección 18.

9. Datos de acceso y archivos de registro

Al acceder a la web y a la aplicación se generan datos de acceso del servidor (p. ej. recurso solicitado, hora, tipo de navegador, dirección IP). Los tratamos sobre la base de nuestro interés legítimo en un funcionamiento seguro y estable (art. 6, apdo. 1, letra f del RGPD). Además, usamos las direcciones IP solo durante poco tiempo para limitar solicitudes abusivas (rate limiting) y no las guardamos de forma permanente en nuestra base de datos. Los datos de acceso y de registro se conservan solo el tiempo necesario para la seguridad y el funcionamiento y después se eliminan, siempre que no exista una obligación legal de conservación.

10. Fuentes tipográficas

Cargamos las fuentes tipográficas de esta web de marketing (smartchat.marketing) desde Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublín 4, Irlanda). Con ello, tu navegador se conecta a servidores de Google, y Google recibe tu dirección IP. Nota: las landing pages creadas por clientes con SmartChat (landing pages) pueden cargar, según la fuente de marca elegida, una fuente de un proveedor externo; para estas páginas gestionadas por el cliente, el responsable es el cliente correspondiente.

11. Registro y cuenta de usuario

Para usar el servicio creas una cuenta. Para ello tratamos tu correo electrónico y una contraseña (el inicio de sesión funciona a través de nuestro propio servidor; la contraseña solo se guarda cifrada/con hash). En el registro no pedimos más datos obligatorios. La base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra b del RGPD. Si invitas a miembros del equipo, tratamos su correo electrónico para enviar la invitación. Al registrarte e iniciar sesión guardamos la hora y metadatos técnicos para protegerte contra abusos (art. 6, apdo. 1, letra f del RGPD).

12. Onboarding y perfil de empresa

Para que el servicio se pueda usar, tratamos los datos que nos facilitas sobre tu empresa: p. ej. nombre de la empresa, dirección(es) web, respuestas del onboarding, sector, dirección postal, logotipo y colores de marca, y, opcionalmente, documentos y medios que subas (que pueden contener contenido personal). Con estos datos, SmartChat crea un perfil de empresa que el asistente de AI utiliza para crear y gestionar tu marketing. Los medios integrados públicamente en tus landing pages (p. ej. logotipos, imágenes) se guardan en un almacenamiento de acceso público; por favor, no subas ahí documentos confidenciales. La base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra b del RGPD.

13. Asistente de AI y tratamiento con apoyo de AI

SmartChat incluye un asistente de AI que crea contenidos (p. ej. landing pages, newsletters, seguimientos) y, si lo has activado, responde a los mensajes entrantes. Para el tratamiento con AI utilizamos Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, EE. UU. (modelo de la serie Claude). Para ello se transmiten a Anthropic los contenidos necesarios para cada tarea (p. ej. tu perfil de empresa, entradas del chat y, con la respuesta automática activada, el texto del mensaje que hay que responder). La transmisión se realiza sobre la base de un contrato de encargo del tratamiento; para la transferencia a terceros países (EE. UU.), consulta la sección 18. Las respuestas generadas automáticamente por la AI a contactos finales se identifican como tales.

14. Tratamiento por encargo de nuestros clientes (contactos finales)

Si un cliente recoge contactos a través de SmartChat (p. ej. mediante una landing page, un widget de la web, introducción manual o importación) y les escribe, tratamos sus datos exclusivamente por su encargo (art. 28 del RGPD). Esto incluye en particular nombre, correo electrónico, número de teléfono, idioma, estado del consentimiento y el contenido de las conversaciones y los mensajes (entrantes y salientes). Para estos datos, el cliente correspondiente es el responsable y se encarga él mismo de la legalidad de los consentimientos. Un simple mensaje entrante de un contacto nunca genera automáticamente un consentimiento de marketing. Los detalles de este encargo del tratamiento (instrucciones, subencargados, eliminación y derechos de control) los regula nuestro contrato de encargo del tratamiento (AVV).

15. Double opt-in y registro

Los mensajes de marketing solo pueden enviarse a contactos que hayan dado antes su consentimiento expreso (double opt-in). Tras el registro, el contacto recibe una solicitud de confirmación; solo después de confirmar se considera que el contacto ha dado su consentimiento. Como prueba, registramos el momento y el canal del consentimiento o de la confirmación, así como datos técnicos como la dirección IP y el navegador. La baja es posible en cualquier momento (por WhatsApp, con el mensaje "STOP"). Los contactos dados de baja se bloquean para el envío.

16. Envío de mensajes por WhatsApp

Para enviar y recibir mensajes de WhatsApp utilizamos la WhatsApp Business Cloud API de Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublín 2, Irlanda (en su caso con participación de Meta Platforms, Inc., EE. UU.). Con ello se tratan los números de teléfono de los contactos finales, el contenido de los mensajes y los metadatos de entrega. Se aplican además las condiciones de Meta/WhatsApp. La base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra b o letra f del RGPD en relación con el art. 28 del RGPD; para la transferencia a terceros países, consulta la sección 18.

17. Envío de correo electrónico

Enviamos los correos electrónicos del sistema y transaccionales (p. ej. confirmación de opt-in, correos de cuenta y de aviso) a través de Brevo (Sendinblue SAS), 106 boulevard Haussmann, 75008 París, Francia (servidores en la UE). Se tratan direcciones de correo electrónico, nombres y contenidos de los correos. La base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra f del RGPD en relación con el art. 28 del RGPD.

18. Transferencias a terceros países

Una parte de los servicios utilizados trata datos fuera de la UE/del EEE, en particular en EE. UU. (Cloudflare, Anthropic, Amazon Web Services, Google y Meta). Estas transferencias solo se realizan cuando existen garantías adecuadas: para EE. UU., sobre la base del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (siempre que el destinatario esté certificado) y/o de las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea conforme al art. 46 del RGPD.

19. Procesamiento de pagos

En caso de uso de pago, el procesamiento de pagos y la facturación se realizan a través de nuestro proveedor de servicios de pago Polar. Polar trata los datos de pago y de facturación (p. ej. nombre, correo electrónico, dirección de facturación, medio de pago) bajo su propia responsabilidad; se aplican además las informaciones de privacidad de Polar. Nosotros mismos solo guardamos al respecto, en esencia, un identificador de cliente y el estado de la suscripción, no datos de pago completos. La base jurídica es el art. 6, apdo. 1, letra b del RGPD.

20. Cookies y consentimiento

Las cookies son pequeños archivos que se guardan en tu dispositivo. Los medios técnicamente necesarios (p. ej. para guardar tu decisión sobre las cookies o tu estado de inicio de sesión) los usamos sin consentimiento aparte, sobre la base de nuestro interés legítimo. Las cookies y tecnologías para marketing y medición de alcance las usamos exclusivamente si das tu consentimiento activo en el banner de cookies. Tu consentimiento es voluntario y puedes revocarlo en cualquier momento con efecto para el futuro. Cambiar la configuración de cookies

21. Medición de alcance y seguimiento de marketing (solo la web)

Si das tu consentimiento en el banner de cookies, usamos en la web de marketing el Meta Pixel así como la correspondiente Conversions API. El proveedor es Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublín 2, Irlanda. Con ello medimos la eficacia de nuestra publicidad (p. ej. visita a una página, clic en "Kostenlos starten"). Pueden transmitirse a Meta datos de uso (p. ej. páginas vistas, dirección IP, información del navegador e identificadores de cookies como _fbp y _fbc), también a servidores en EE. UU.

También solo con tu consentimiento utilizamos la Google Tag (gtag.js) , a través de la cual, según la configuración, funcionan Google Analytics y/o la medición de conversiones de Google Ads. El proveedor es Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublín 4, Irlanda. También en este caso pueden transmitirse a Google datos de uso (p. ej. páginas vistas, dirección IP, información del dispositivo y del navegador, identificadores de cookies), también a EE. UU.

La base jurídica es tu consentimiento (art. 6, apdo. 1, letra a del RGPD). Sin tu consentimiento no se cargan scripts de Meta ni de Google y no se envían datos a Meta ni a Google. Este seguimiento solo se realiza en la web, no dentro de la aplicación. Además, puedes manifestar una oposición general a la publicidad basada en el uso a través de youronlinechoices.com.

22. Contacto

Si nos contactas por correo electrónico o por teléfono, tratamos tus datos para gestionar tu consulta (art. 6, apdo. 1, letra b o letra f del RGPD). Nuestro formulario de contacto en la web funciona únicamente en el lado del cliente: abre tu propio programa de correo con un mensaje rellenado de antemano; con ello no se transmite ningún dato a un servidor nuestro. Conservamos las consultas solo el tiempo necesario para gestionarlas.

23. Eliminación de datos

Solo almacenamos datos personales durante el tiempo necesario para los fines correspondientes o mientras lo exijan obligaciones legales de conservación (p. ej., en materia mercantil y fiscal); después se eliminan o se limita su tratamiento. Puedes eliminar contactos en la aplicación en cualquier momento; las estadísticas agregadas relacionadas se anonimizan al hacerlo. Tras la finalización del contrato puedes exportar tus datos en un plazo de 30 días; después se eliminan previa solicitud o de forma organizativa, siempre que no lo impidan obligaciones de conservación. Puedes enviar una solicitud de eliminación en cualquier momento a team@smartchat.marketing; confirmamos la eliminación en un plazo de 30 días.

24. Derechos de las personas afectadas

Tienes derecho de acceso (art. 15), rectificación (art. 16), supresión (art. 17), limitación del tratamiento (art. 18), así como a la portabilidad de los datos (art. 20 RGPD). Los usuarios registrados también pueden exportar sus datos como archivo directamente en la aplicación. Para ejercer estos derechos basta con enviar un mensaje a team@smartchat.marketing.

25. Derecho de revocación y derecho de oposición

Puedes revocar en cualquier momento, con efecto para el futuro, los consentimientos que hayas dado (art. 7, apdo. 3 RGPD). Puedes oponerte en cualquier momento, conforme a las disposiciones legales, al tratamiento de los datos que te conciernen (art. 21 RGPD), en particular al tratamiento con fines de publicidad directa.

26. Derecho de reclamación

Tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control (art. 77 RGPD), en Italia ante el Garante per la protezione dei dati personali, o ante la autoridad de control de tu lugar de residencia o de trabajo.

27. Actualización y modificaciones

Adaptamos esta política de privacidad en cuanto los cambios en nuestro tratamiento de datos lo hagan necesario. Si tienes preguntas sobre protección de datos, puedes contactarnos en team@smartchat.marketing.

Fecha: 13 de julio de 2026