¿Cómo recuerda una clínica veterinaria a sus clientes las citas de vacunación??
Anota la próxima fecha de vencimiento al dar la cita, recuerda al dueño de dos a cuatro semanas antes y pregunta una vez si no hay respuesta.
La respuesta corta
Controlas las citas de vacunación y revisión si cada animal tiene una fecha de vencimiento fija y el dueño recibe un recordatorio antes de esa fecha. La clínica veterinaria anota la fecha directamente al dar la cita, envía el recordatorio de dos a cuatro semanas antes y pregunta si no hay respuesta. Así el recordatorio de vacunas para clientes funciona incluso sin software especializado.
¿Qué citas tiene que controlar una clínica veterinaria?
Una clínica veterinaria tiene que controlar todas las citas que se repiten y no llaman la atención por sí solas: vacunas, revisiones, desparasitaciones y seguimiento. El dueño rara vez recuerda estas citas por sí mismo, por eso el hueco casi siempre surge ahí. La tabla muestra quién en la clínica debería anotar qué. Los ejemplos son recomendaciones de la práctica, no normas.
| Tipo de cita | Qué anota la clínica | Cuándo recordar (recomendación) |
|---|---|---|
| Vacuna | Animal, vacuna, fecha de la próxima vacunación | Cuatro semanas antes, después una semana antes |
| Revisión tras un tratamiento | Motivo, fecha deseada de la revisión | Tres días antes |
| Chequeo anual | Fecha de la última exploración | Cuatro semanas antes |
| Desparasitación o protección contra parásitos | Producto, fecha de la próxima dosis | Dos semanas antes |
| No se presentó | La petición de cita sigue abierta | Preguntar dos días después de la cita |
Todos los plazos son ejemplos. Defínelos con tu equipo y adáptalos al tipo de animal.
¿Cómo fijas la próxima fecha de vencimiento de forma fiable ?
la próxima fecha de vencimiento? La fijas de forma fiable anotándola en el momento de la cita, antes de que el dueño salga de la clínica. Después de la cita es demasiado tarde, porque entonces falta tiempo para esta tarea. Comenta la fecha brevemente en el mostrador y dila en voz alta: "La próxima vacuna vence en marzo." Así lo oye el dueño y tu clínica lo tiene por escrito.
Revisa una vez por semana una lista de los animales cuya cita vence en las próximas cuatro semanas. Una persona del equipo es responsable de ello, no todo el equipo. Sin un responsable fijo, la lista se queda sin hacer.
¿Qué formas hay de recordar las citas a los dueños de mascotas??
Hay cuatro formas habituales de recordar las citas a los dueños: llamada, carta o postal, correo electrónico y mensaje en el móvil. Cada forma tiene ventajas e inconvenientes. Una llamada no llega a muchos porque están en el trabajo. Una postal cuesta tiempo y sellos. El mensaje en el móvil el dueño suele leerlo enseguida. Son valores de experiencia, no mediciones.
| Opción | Ventaja | Inconveniente |
|---|---|---|
| Llamada | Personal, las dudas se aclaran al momento | Cuesta tiempo, a menudo no hay nadie localizable |
| Carta o postal | Se queda a la vista | Sellos, impresión, trabajo para el equipo |
| Económico, rápido | Se pasa por alto con facilidad | |
| Mensaje en el móvil | Se lee rápido, respuesta con un toque | Necesitas el consentimiento del dueño |
¿Qué escribes en un recordatorio??
Un buen recordatorio indica el nombre del animal, el motivo y un siguiente paso sencillo. El nombre del animal hace el mensaje personal, el motivo lo hace importante, el botón hace fácil responder. Mantenlo corto y no envíes nunca más de una cosa por mensaje. Los nombres y las fechas de abajo son un ejemplo.
¿Qué haces si el dueño no responde??
Si el dueño no responde, preguntas exactamente una vez, no más. Espera más o menos una semana y envía entonces un segundo mensaje, más corto. Si tampoco hay respuesta, la clínica llama o habla con el dueño en la próxima visita. Más de dos mensajes resultan, según nuestra experiencia, insistentes. Es una recomendación basada en la experiencia.
¿Cómo te ayuda SmartChat en esto?
SmartChat envía el recordatorio por WhatsApp y puede repetirlo en una secuencia de mensajes. Con seguimientos (follow-ups) , SmartChat vuelve a preguntar si el dueño no reacciona, antes de que se olvide una cita. Para la cita hay un enlace iCal: el dueño añade la cita a su calendario con un toque y recibe un aviso del propio móvil.
Solo se envía a contactos que han dado su consentimiento mediante doble opt-in, y cualquiera se da de baja con STOP. Cómo se puede usar esto en una clínica lo encontrarás en la página para veterinarios. SmartChat no sustituye el software de la clínica: la fecha de vencimiento la sigues llevando donde la llevas hoy.
Preguntas frecuentes sobre el recordatorio de vacunas.
¿Con cuánta antelación debería recordar una clínica una vacuna?
Recomendamos cuatro semanas antes y, si hace falta, un segundo recordatorio una semana antes. Es una experiencia, no una norma.
¿Quién se encarga de las listas de vencimientos en la clínica?
Lo mejor es una persona fija. Sin responsable, la lista semanal se queda sin hacer.
¿Puedo recordar a los dueños de mascotas por mensaje sin preguntar?
Recomendamos: envía solo a dueños que hayan dado su consentimiento antes. En SmartChat esto funciona con el doble opt-in. No es asesoramiento legal.
¿Qué hago si un dueño no reacciona?
Pregunta una vez y después llama o habla con él en la próxima visita.
¿SmartChat sustituye mi software de la clínica?
No. SmartChat envía los recordatorios. La fecha de vencimiento la sigues llevando donde la llevas hoy.
¿Qué es el enlace iCal en la cita?
Un enlace con el que el dueño de la mascota añade la cita al calendario de su móvil con un toque.
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Actualizado: Por el equipo de SmartChat