Comment un cabinet vétérinaire rappelle-t-il à ses clients les rendez-vous de vaccination?

La réponse courte

Tu gardes un œil sur les rendez-vous de vaccination et de contrôle quand chaque animal a une date d'échéance fixe et que le propriétaire reçoit un rappel avant cette date. Le cabinet vétérinaire note la date directement lors du rendez-vous, envoie le rappel deux à quatre semaines avant et relance si aucune réponse n'arrive. Ainsi, le rappel de vaccination pour les clients fonctionne même sans logiciel spécialisé.

Quels rendez-vous un cabinet vétérinaire doit-il garder à l'œil ?

Un cabinet vétérinaire doit garder à l'œil tous les rendez-vous qui se répètent et ne se remarquent pas d'eux-mêmes : vaccinations, examens de contrôle, vermifuges et suivi. Le propriétaire retient rarement ces rendez-vous lui-même, c'est pourquoi la lacune apparaît presque toujours là. Le tableau montre qui, au cabinet, devrait noter quoi. Les exemples sont des recommandations issues de la pratique, pas des consignes.

Tous les délais sont des exemples. Fixe-les avec ton équipe et adapte-les à l'espèce animale.

Comment fixer la prochaine date d'échéance de façon fiable ?

Tu fixes la prochaine date d'échéance de façon fiable en la notant tout de suite lors du rendez-vous, avant que le propriétaire quitte le cabinet. Après le rendez-vous, il est trop tard, car le temps manque alors pour cette tâche. Parle brièvement de la date à l'accueil et dis-la à voix haute : « La prochaine vaccination est due en mars. » Ainsi, le propriétaire l'entend et ton cabinet l'a par écrit.

Vérifie une fois par semaine une liste des animaux dont le rendez-vous arrive à échéance dans les quatre prochaines semaines. Une collaboratrice en est responsable, pas toute l'équipe. Sans responsable fixe, la liste reste de côté.

Quels moyens existent pour rappeler les rendez-vous aux propriétaires d'animaux ??

Il existe quatre moyens courants de rappeler les rendez-vous aux propriétaires d'animaux : l'appel, le courrier ou la carte postale, l'e-mail et le message sur le téléphone. Chaque moyen a des avantages et des inconvénients. Un appel n'atteint pas beaucoup de gens, car ils sont au travail. Une carte postale coûte du temps et des frais d'envoi. Le message sur le téléphone, le propriétaire le lit en général tout de suite. Ce sont des valeurs d'expérience, pas des valeurs mesurées.

Qu'écris-tu dans un rappel ??

Un bon rappel indique le nom de l'animal, le motif et une prochaine étape simple. Le nom de l'animal rend le message personnel, le motif le rend important, le bouton rend la réponse facile. Garde-le court et n'envoie jamais plus d'une chose par message. Les noms et les dates ci-dessous sont un exemple.

Que fais-tu quand le propriétaire ne répond pas ??

Quand le propriétaire ne répond pas, tu relances exactement une fois, pas plus. Attends environ une semaine, puis envoie un deuxième message, plus court. Si celui-ci reste aussi sans réponse, le cabinet appelle ou en parle au propriétaire lors de la prochaine visite. Plus de deux messages paraissent insistants, d'après notre expérience. C'est une recommandation issue de l'expérience.

Comment SmartChat t'aide-t-il ?

SmartChat envoie le rappel via WhatsApp et peut le répéter dans une suite de messages. Avec les relances (follow-ups), SmartChat relance quand le propriétaire ne réagit pas, avant qu'un rendez-vous soit oublié. Pour le rendez-vous, il y a un lien iCal : le propriétaire ajoute le rendez-vous à son agenda d'un simple appui et reçoit un rappel de son téléphone lui-même.

L'envoi se fait uniquement aux contacts qui ont donné leur accord par double opt-in, et chacun se désabonne avec STOP. Comment l'utiliser dans un cabinet, tu le trouveras sur la page pour les vétérinaires. SmartChat ne remplace pas un logiciel de cabinet : la date d'échéance, tu continues à la gérer là où tu le fais aujourd'hui.