politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité t'informe sur la nature, l'étendue et la finalité du traitement des données personnelles (ci-après « données ») dans le cadre de notre site web (smartchat.marketing), de notre application SmartChat (app.smartchat.marketing) ainsi que des fonctions et contenus associés. Le règlement européen sur la protection des données (RGPD) s'applique. Pour les termes utilisés (par ex. « traitement » ou « responsable du traitement »), les définitions de l'art. 4 RGPD s'appliquent.

1. Responsable du traitement

HACO d. Gschnitzer Franz Josef KG, Angerweg 43 - Gasteig, 39040 Ratschings (BZ), Tyrol du Sud, Italie.
Téléphone : +39 391 1464820. E-mail : team@smartchat.marketing.
Représentant légal et responsable : Simon Gschnitzer.

2. Termes utilisés

Les « données personnelles » sont toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Le « traitement » est toute opération en lien avec des données personnelles (par ex. collecter, enregistrer, utiliser, transmettre, supprimer). Le « responsable du traitement » est celui qui décide des finalités et des moyens du traitement. Le « sous-traitant » est celui qui traite des données pour le compte du responsable du traitement.

3. Qui est responsable de quoi (SmartChat en tant que service)

SmartChat est un outil avec lequel nos clients (des entreprises) mènent leur propre marketing WhatsApp. C'est pourquoi nous distinguons deux rôles :

• Nous, en tant que responsable du traitement : pour les données des visiteurs de ce site web et les données de nos clients eux-mêmes (compte, profil d'onboarding et d'entreprise, facturation, chat AI, canaux connectés).
• Nous, en tant que sous-traitant (art. 28 RGPD) : pour les données des contacts qu'un client collecte et contacte via SmartChat (par ex. les destinataires de ses newsletters WhatsApp). Ici, le client concerné est le responsable du traitement ; nous traitons ces données exclusivement pour son compte, sur la base d'un accord de sous-traitance (DPA).

4. Types de données traitées, personnes concernées et finalités

Nous traitons notamment : des données de base (par ex. nom de l'entreprise), des données de contact (par ex. adresse e-mail, numéro de téléphone), des données de contenu (par ex. saisies de texte dans le chat AI, documents chargés, images, contenus de messages), des données d'utilisation et métadonnées (par ex. pages visitées, heures d'accès, informations sur l'appareil et le navigateur, adresse IP) ainsi que - en cas d'utilisation payante - des données de contrat et de paiement.

Les personnes concernées sont les visiteurs du site web, les utilisateurs enregistrés (nos clients ou les membres de leur équipe) ainsi que les contacts collectés par les clients (contacts finaux). Les finalités sont : la mise à disposition du site web et du service, l'exécution du contrat et la communication, la sécurité et la prévention des abus ainsi que - uniquement avec consentement - la mesure d'audience et le marketing.

5. Bases juridiques applicables

Nous traitons des données sur la base de ton consentement (art. 6, par. 1, point a, art. 7 RGPD), pour l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, point b RGPD), pour le respect d'obligations légales (art. 6, par. 1, point c RGPD) ainsi que pour la sauvegarde d'intérêts légitimes à une offre sûre, fonctionnelle et économique (art. 6, par. 1, point f RGPD). Pour le traitement des données de contacts finaux pour le compte d'un client, l'art. 28 RGPD s'applique en outre.

6. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de protection adapté au risque. Elles comprennent notamment : une séparation stricte des clients au niveau de la base de données (Row Level Security, chaque environnement client est logiquement séparé), un stockage chiffré des accès sensibles tels que les jetons WhatsApp et d'intégration (AES-256-GCM ; ils ne sont jamais transmis au frontend du navigateur), une transmission chiffrée des données (TLS/HTTPS), une vérification de la signature des webhooks entrants ainsi que des restrictions d'accès. L'accès en écriture à la base de données se fait exclusivement côté serveur.

7. Collaboration avec des sous-traitants et des tiers

Lorsque nous divulguons des données à d'autres entreprises ou leur donnons accès, cela se fait uniquement sur la base d'une autorisation légale (par ex. transmission à un prestataire de paiement pour l'exécution du contrat), de ton consentement, d'une obligation légale ou de nos intérêts légitimes (par ex. hébergement, envoi de messages). Avec les prestataires qui traitent des données pour notre compte, nous concluons des contrats de sous-traitance conformément à l'art. 28 RGPD. Les services utilisés sont nommés ci-dessous.

8. Hébergement et infrastructure

L'application (app.smartchat.marketing) est exploitée sur un serveur en Allemagne. Le site web marketing (smartchat.marketing) est hébergé et diffusé via Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, États-Unis (réseau de diffusion de contenu). Base de données, connexion et stockage de fichiers, nous les exploitons nous-mêmes sur notre propre serveur. Lors de l'accès, ces prestataires traitent des données d'accès techniquement nécessaires (par ex. adresse IP, heure, ressource demandée, type de navigateur). La base juridique est l'art. 6, par. 1, point f RGPD en lien avec l'art. 28 RGPD. Pour le transfert vers des pays tiers, voir la section 18.

9. Données d'accès et fichiers journaux

Lors de l'accès au site web et à l'application, des données d'accès du serveur sont générées (par ex. ressource demandée, heure, type de navigateur, adresse IP). Nous les traitons sur la base de notre intérêt légitime à un fonctionnement sûr et stable (art. 6, par. 1, point f RGPD). Nous n'utilisons les adresses IP en outre que brièvement pour limiter les requêtes abusives (rate limiting) et ne les enregistrons pas durablement dans notre base de données à cette fin. Les données d'accès et les journaux ne sont conservés que le temps nécessaire à la sécurité et au fonctionnement, puis supprimés, sauf obligation légale de conservation.

10. Polices de caractères

Nous chargeons les polices de ce site web marketing (smartchat.marketing) depuis Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande). Ton navigateur se connecte alors à des serveurs de Google, et Google reçoit ton adresse IP. Remarque : les landing pages créées par des clients via SmartChat (landing pages) peuvent - selon la police de marque choisie - charger une police depuis un prestataire externe ; pour ces pages exploitées par le client, c'est le client concerné qui est responsable.

11. Inscription et compte utilisateur

Pour utiliser le service, tu crées un compte. Pour cela, nous traitons ton adresse e-mail et un mot de passe (la connexion passe par notre propre serveur ; le mot de passe n'est enregistré que chiffré/haché). Nous ne demandons pas d'autres informations obligatoires lors de l'inscription. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b RGPD. Si tu invites des membres d'équipe, nous traitons leur adresse e-mail pour l'envoi de l'invitation. Lors de l'inscription et de la connexion, nous enregistrons l'heure et des métadonnées techniques pour protéger contre les abus (art. 6, par. 1, point f RGPD).

12. Onboarding et profil d'entreprise

Pour rendre le service utilisable, nous traitons les informations que tu fournis sur ton entreprise : par ex. nom de l'entreprise, adresse(s) de site web, réponses de l'onboarding, secteur, adresse, logo et couleurs de marque ainsi que, en option, documents et médias que tu as chargés (qui peuvent contenir des contenus personnels). À partir de ces informations, SmartChat crée un profil d'entreprise que l'assistant AI utilise pour créer et mener ton marketing. Les médias intégrés publiquement dans tes landing pages (par ex. logos, images) sont stockés dans un espace accessible publiquement ; merci de n'y charger aucun document confidentiel. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b RGPD.

13. Assistant AI et traitement assisté par AI

SmartChat contient un assistant AI qui crée des contenus (par ex. landing pages, newsletters, relances) et - si tu l'as activé - répond aux messages entrants. Pour le traitement AI, nous utilisons Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, États-Unis (modèle de la série Claude). Les contenus nécessaires à la tâche concernée sont alors transmis à Anthropic (par ex. ton profil d'entreprise, saisies du chat et - si la réponse automatique est activée - le texte du message auquel répondre). La transmission se fait sur la base d'un contrat de sous-traitance ; pour le transfert vers les États-Unis, voir la section 18. Les réponses générées automatiquement par l'AI à des contacts finaux sont signalées comme telles.

14. Traitement pour le compte de nos clients (contacts finaux)

Lorsqu'un client collecte des contacts via SmartChat (par ex. via une landing page, un widget de site web, une saisie manuelle ou un import) et leur écrit, nous traitons leurs données exclusivement pour son compte (art. 28 RGPD). Cela comprend notamment le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, la langue, le statut de consentement ainsi que le contenu des conversations et des messages (entrants et sortants). Pour ces données, le client concerné est le responsable du traitement et il est lui-même chargé de la licéité des consentements. Un simple message entrant d'un contact ne crée jamais automatiquement un consentement marketing. Les détails de ce traitement pour compte de tiers - instructions, sous-traitants ultérieurs, suppression et droits de contrôle - sont réglés par notre accord de sous-traitance (DPA).

15. Double opt-in et journalisation

Les messages marketing ne peuvent être envoyés qu'à des contacts qui ont préalablement donné leur accord explicite (double opt-in). Après l'inscription, le contact reçoit une demande de confirmation ; ce n'est qu'après confirmation que le contact est considéré comme ayant consenti. Pour la preuve, nous enregistrons le moment et le canal du consentement ou de la confirmation ainsi que des informations techniques comme l'adresse IP et le navigateur. Une désinscription est possible à tout moment (par WhatsApp avec le message « STOP »). Les contacts désabonnés sont bloqués pour l'envoi.

16. Envoi de messages via WhatsApp

Pour l'envoi et la réception de messages WhatsApp, nous utilisons la WhatsApp Business Cloud API de Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlande (le cas échéant avec la participation de Meta Platforms, Inc., États-Unis). Les numéros de téléphone des contacts finaux, les contenus des messages et les métadonnées de distribution sont alors traités. Les conditions de Meta/WhatsApp s'appliquent en outre. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b ou point f RGPD en lien avec l'art. 28 RGPD ; pour le transfert vers des pays tiers, voir la section 18.

17. Envoi d'e-mails

Nous envoyons les e-mails système et transactionnels (par ex. confirmation d'opt-in, e-mails de compte et d'information) via Brevo (Sendinblue SAS), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, France (serveurs dans l'UE). Sont traités les adresses e-mail, les noms et les contenus des e-mails. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point f RGPD en lien avec l'art. 28 RGPD.

18. Transferts vers des pays tiers

Une partie des services utilisés traite des données en dehors de l'UE et de l'EEE, notamment aux États-Unis (Cloudflare, Anthropic, Amazon Web Services, Google ainsi que Meta). Ces transferts n'ont lieu qu'en présence de garanties appropriées : pour les États-Unis, sur la base du EU-U.S. Data Privacy Framework (dans la mesure où le destinataire est certifié) et/ou de clauses contractuelles types de la Commission européenne conformément à l'art. 46 RGPD.

19. Traitement des paiements

En cas d'utilisation payante, le traitement des paiements et la facturation passent par notre prestataire de paiement Polar. Polar traite les données de paiement et de facturation (par ex. nom, adresse e-mail, adresse de facturation, moyen de paiement) sous sa propre responsabilité ; les informations de confidentialité de Polar s'appliquent en complément. Nous-mêmes, nous n'enregistrons à ce sujet pour l'essentiel qu'un identifiant client et le statut de l'abonnement, aucune donnée de paiement complète. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b RGPD.

20. Cookies et consentement

Les cookies sont de petits fichiers enregistrés sur ton appareil. Nous utilisons sans consentement séparé les moyens techniquement nécessaires (par ex. pour enregistrer ton choix de cookies ou ton statut de connexion), sur la base de notre intérêt légitime. Nous n'utilisons les cookies et technologies de marketing et de mesure d'audience que si tu acceptes activement dans la bannière de cookies. Ton consentement est volontaire et peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir. Modifier les paramètres des cookies

21. Mesure d'audience et suivi marketing (site web uniquement)

Si tu acceptes dans la bannière de cookies, nous utilisons sur le site web marketing le Meta Pixel ainsi que l'API Conversionsassociée. Le prestataire est Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlande. Nous mesurons ainsi l'efficacité de notre publicité (par ex. consultation de page, clic sur « Démarrer gratuitement »). Des données d'utilisation (par ex. pages consultées, adresse IP, informations sur le navigateur ainsi que des identifiants de cookies comme _fbp et _fbc) peuvent alors être transmises à Meta, y compris à des serveurs aux États-Unis.

Également uniquement après ton accord, nous utilisons le Google Tag (gtag.js) , par lequel, selon la configuration, Google Analytics et/ou la mesure de conversion Google Ads fonctionnent. Le prestataire est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Là aussi, des données d'utilisation (par ex. pages consultées, adresse IP, informations sur l'appareil et le navigateur, identifiants de cookies) peuvent être transmises à Google, y compris aux États-Unis.

La base juridique est ton consentement (art. 6, par. 1, point a RGPD). Sans ton accord, aucun script de Meta ni de Google n'est chargé et aucune donnée n'est envoyée à Meta ou à Google. Ce suivi n'a lieu que sur le site web, pas dans l'application. Tu peux en outre déclarer une opposition générale à la publicité basée sur l'utilisation via youronlinechoices.com.

22. Prise de contact

Quand tu nous contactes par e-mail ou par téléphone, nous traitons tes informations pour traiter ta demande (art. 6, par. 1, point b ou point f RGPD). Notre formulaire de contact sur le site web fonctionne uniquement côté client : il ouvre ton propre programme de messagerie avec un message prérempli ; aucune donnée n'est alors transmise à l'un de nos serveurs. Nous ne conservons les demandes que le temps nécessaire à leur traitement.

23. Suppression des données

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités concernées ou tant que des obligations légales de conservation (par ex. en droit commercial et fiscal) l'exigent ; ensuite, elles sont supprimées ou leur traitement est limité. Tu peux supprimer des contacts à tout moment dans l'application ; les statistiques agrégées qui s'y rapportent sont alors anonymisées. Après la fin du contrat, tu peux exporter tes données dans un délai de 30 jours ; ensuite, elles sont supprimées sur demande ou par voie organisationnelle, sauf si des obligations de conservation s'y opposent. Tu peux adresser une demande de suppression à team@smartchat.marketing à tout moment ; nous confirmons la suppression dans un délai de 30 jours.

24. Droits des personnes concernées

Tu as le droit d'accès (art. 15), de rectification (art. 16), d'effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18) ainsi que le droit à la portabilité des données (art. 20 RGPD). Les utilisateurs inscrits peuvent en outre exporter leurs données sous forme de fichier directement dans l'application. Pour exercer ces droits, un message à team@smartchat.marketing suffit.

25. Droit de retrait du consentement et droit d'opposition

Tu peux retirer à tout moment, avec effet pour l'avenir, les consentements que tu as donnés (art. 7, par. 3 RGPD). Tu peux t'opposer à tout moment au traitement des données te concernant, dans le cadre des dispositions légales (art. 21 RGPD), en particulier au traitement à des fins de prospection directe.

26. Droit de réclamation

Tu as le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (art. 77 RGPD), en Italie auprès du Garante per la protezione dei dati personali, ou auprès de l'autorité de contrôle de ton lieu de résidence ou de travail.

27. Actualité et modifications

Nous adaptons cette politique de confidentialité dès que des changements dans notre traitement des données l'exigent. Pour toute question sur la protection des données, tu peux nous joindre à team@smartchat.marketing.

Version du : 13 juillet 2026