¿Cómo llega una administración de fincas a sus inquilinos más rápido?
Elige para cada mensaje el canal adecuado, hazlo corto y consigue el consentimiento antes. Así los avisos llegan a los inquilinos.
La respuesta corta.
Una administración de fincas llega más rápido a sus inquilinos si usa el canal adecuado para cada tipo de mensaje y lo mantiene corto. Lo urgente va al móvil, los documentos al correo, lo legal a la carta. Con un número de móvil por inquilino y su consentimiento, llegas también a los inquilinos que nunca cogen el teléfono.
¿Qué canal encaja con cada mensaje??
Para los avisos del edificio, las citas y las cartas no necesitas un solo canal, sino una asignación fija. Este resumen se basa en la experiencia y no es un estudio.
| Opción | Sirve para | Punto débil |
|---|---|---|
| Cartel en la escalera | Avisos para todo el edificio, por ejemplo citas con operarios | Quien no pasa por allí, no lee nada. No ves quién lo ha leído. |
| Carta por correo postal | Cartas importantes con justificante | Lento y caro cuando se trata de una cita para mañana. |
| Llamada | Casos urgentes concretos | Muchos no están localizables durante el día. Con 50 inquilinos te pasas el día al teléfono. |
| Textos largos y documentos | A menudo acaba sin leer en la bandeja de entrada o en la carpeta de spam. | |
| Mensaje al móvil | Avisos cortos que deben leerse rápido | Los inquilinos tienen que haber dado su consentimiento antes. |
¿Por qué las administraciones de fincas llegan tan mal a sus inquilinos??
Los inquilinos están localizables, pero no donde los busca la administración. Durante el día trabajan, el correo está en el buzón, el cartel cuelga en la escalera y nadie lo mira. Además, cada canal sirve para algo distinto. Una carta para cortar el agua mañana temprano no puede tardar tres días en llegar.
Cuando los inquilinos no reaccionan, normalmente es culpa del canal y no de los inquilinos. Es una buena noticia, porque el canal sí puedes cambiarlo.
¿Qué ayuda a una administración de fincas de inmediato a llegar más rápido a los inquilinos??
Cinco cosas que aplicas sin software nuevo. Vienen de la práctica y son recomendaciones.
Primero: Pide a cada inquilino su número de móvil y pregúntale cómo prefiere que le avisen. Segundo: Pon la frase más importante al principio: ¿qué pasa, cuándo y qué tiene que hacer el inquilino? Tercero: Indica siempre una única persona de contacto con su extensión directa. Cuarto: Cuelga además el cartel como foto, para poder demostrarlo más tarde. Quinto: Divide a los inquilinos en grupos, por ejemplo por inmueble y portal, para que no todos reciban cada aviso.
¿Cómo anuncias a los operarios y las citas para que los inquilinos no se los pierdan??
Anuncia cada cita dos veces: una con antelación y otra el día anterior. Indica el día, la franja horaria y qué tiene que preparar el inquilino, por ejemplo el acceso a la vivienda o los radiadores despejados. Una frase corta al final sobre a quién contactar si no puede ahorrarte llamadas después.
Escribe las franjas horarias lo más ajustadas posible. Quien sabe que el operario llega entre las 9 y las 12 h se queda en casa con más probabilidad que con un simple «por la mañana».
¿Cuándo merece la pena el marketing por WhatsApp para la administración de fincas??
WhatsApp merece la pena para la administración de fincas cuando tienes que enviar con regularidad los mismos avisos a muchos inquilinos y quieres que se lean rápido. Entonces envías un newsletter con SmartChat a todos los contactos que han dado su consentimiento. Sin consentimiento no envías: el inquilino se apunta él mismo y lo confirma una vez, rápidamente.
Así es un aviso sobre la cita con un operario. El nombre, la fecha y los horarios son ejemplos.
Enviar con SmartChat no cuesta créditos. Quien no quiera recibir más mensajes escribe STOP. Más información en la página newsletter de WhatsApp y en la página para administraciones de fincas.
¿Cómo consigues el consentimiento de tus inquilinos??
Preguntas antes de enviar. Coloca un código QR en el portal o en la carta de bienvenida, con el que el inquilino se apunta él mismo y confirma el alta una vez. Solo quien ha confirmado recibe mensajes. Esto vale igual para quienes acaban de mudarse que para los inquilinos de siempre.
Di con claridad para qué son los mensajes: citas en el edificio, avisos sobre la calefacción o la basura. Nada de publicidad. Quien lo sabe, se apunta con más facilidad.
¿Qué errores cometen las administraciones de fincas en lacomunicación con los inquilinos??
El error más frecuente es enviarlo todo a todos. Entonces los inquilinos pronto dejan de leer. El segundo es un texto largo sin una tarea clara. El tercero es no decir quién responde cuando el inquilino tiene preguntas.
Divide tus avisos en pocos tipos fijos: cita en el edificio, aviso sobre el uso, carta con plazo. Así el inquilino reconoce ya en la primera línea si tiene que actuar.
Preguntas frecuentes sobre la comunicación con los inquilinos.
¿Basta un cartel en la escalera para informar a los inquilinos?
Para avisos generales sí, para lo urgente no. Completa el cartel con un canal que llegue directamente al inquilino.
¿Puede una administración de fincas escribir sin más a los inquilinos?
Para newsletters a través de SmartChat solo envías a inquilinos que se han apuntado ellos mismos y lo han confirmado. Para cuestiones legales, consulta a tu abogado.
¿A cuántos inquilinos puedo escribir con SmartChat?
Los contactos son ilimitados en todos los planes.
¿Consume créditos un newsletter de administración de fincas?
No. En SmartChat, enviar no cuesta créditos.
¿Qué pasa si un inquilino escribe STOP?
Escribe STOP y después no recibe nada más.
Tu marketing por WhatsApp está listo en 60 segundos .
Escribe tu página web. SmartChat AI te monta el sistema.
Actualizado: Por el equipo de SmartChat