Richiamo dal dentista: i pazienti tornano al controllo.
Un richiamo dal dentista per i pazienti funziona con una lista fissa, un calendario e promemoria brevi: chiedi presto, ricordi prima dell'appuntamento e, se non rispondono, ricontatti esattamente una volta.
Come imposti dal dentista un richiamo per i pazienti?
Un richiamo dal dentista per i pazienti si compone di tre elementi fissi: una lista di chi deve fare il controllo e quando, un calendario per i promemoria e un testo che il tuo team non deve riscrivere ogni volta. I tempi nella tabella sono consigli d'esperienza, non prescrizioni.
| passaggio | Quando | Cosa succede |
|---|---|---|
| Controllare chi è in scadenza | Una volta a settimana | Estrai la lista dei pazienti il cui ultimo controllo risale a abbastanza tempo fa. |
| Prima richiesta | Da uno a due mesi prima | Breve messaggio con due o tre proposte di appuntamento. |
| Conferma l'appuntamento | Subito dopo la conferma | Rimandare data, ora e link del calendario. |
| promemoria | Poco prima dell'appuntamento | Una riga con data e ora. |
| sollecito | Se non arriva risposta | Esattamente un secondo messaggio gentile. |
Perché i pazienti dimenticano i loro appuntamenti di controllo?
I pazienti dimenticano gli appuntamenti di controllo di solito non per disinteresse, ma perché l'appuntamento è lontano mesi e nulla glielo ricorda. In più, un controllo senza disturbi raramente sembra urgente. Per esperienza non aiuta la pressione, ma una strada semplice: il paziente deve solo confermare e riceve l'appuntamento già pronto nel calendario.
Chiediti con onestà nel tuo studio: chi si fa sentire con un paziente in scadenza e quando? Se manca una risposta chiara, quello è il punto debole.
Cosa scrivi nel primo messaggio di richiamo?
Scrivi in breve, con il nome, un motivo e due o tre proposte di appuntamento. Rinuncia ai dettagli sulla salute e alla pressione. Tutti i nomi e gli orari qui sotto sono esempi.
Testo di esempio, da adattare al tuo studio.
Come ricordi senza stressare?
Ricorda una volta prima dell'appuntamento e, se non rispondono, ricontatta una volta, non di più. Dopo il paziente resta nella lista e viene chiesto di persona alla visita successiva. Questo protegge il rapporto. Aiuta un link del calendario nella conferma: l'appuntamento è poi nel telefono del paziente e si ricorda da solo.
Per i pazienti che non vengono da tanto usa un testo apposito, gentile e senza rimproveri. Per esempio: è un po' che non ti vediamo, vuoi un appuntamento?
Come funziona il richiamo con SmartChat?
Con SmartChat il richiamo funziona su WhatsApp. Un messaggio WhatsApp viene letto al 98 %, le e-mail vengono aperte solo al 15-20 % (dato del fondatore di SmartChat). Invii la richiesta di controllo come follow-up e programmi un secondo messaggio per il caso in cui non arrivi risposta. Nella conferma c'è un link iCal con cui l'appuntamento si salva nel calendario del paziente.
Prima di scrivere ai pazienti serve il loro consenso. SmartChat invia newsletter e follow-up solo ai contatti confermati, la disiscrizione avviene con STOP. I messaggi fuori da una conversazione in corso vengono inviati come modello approvato da Meta. Trovi di più sul tuo settore qui SmartChat per dentisti, il procedimento lo spiegano le automazioni.
Limite: SmartChat invia solo tramite WhatsApp. Chi preferisce ricordare per lettera o per telefono continua a farlo così.
Domande frequenti sul richiamo nello studio dentistico.
Con quanto anticipo uno studio dovrebbe ricordare il controllo?
Non c'è una regola fissa. Per esperienza funziona chiedere uno o due mesi prima e ricordare ancora poco prima dell'appuntamento.
Quante volte posso sollecitare un paziente?
Di solito basta un secondo messaggio dopo il primo. Chi poi non risponde non ne riceve altri, ma viene chiesto di persona alla visita successiva.
Cosa deve contenere un messaggio di richiamo?
Il nome, il motivo in una frase, due o tre proposte di appuntamento e un modo semplice per rispondere. I dettagli sulla salute non ci vanno.
Mi serve un consenso per i promemoria via messaggio?
Sì, ottienilo prima e conservalo. Come deve essere regolato esattamente per il tuo studio lo chiarisci con il tuo responsabile della protezione dei dati o con la tua consulenza legale.
Come aiuta un link iCal contro gli appuntamenti dimenticati?
Il paziente tocca il link e l'appuntamento finisce nel calendario del suo telefono, con tanto di promemoria. Non deve scrivere nulla a mano.
Cosa faccio con i pazienti che non vengono da tanto?
Scrivi loro separatamente dalla lista normale, con un testo gentile senza rimproveri e una proposta di appuntamento concreta.
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Aggiornato al: Di Team SmartChat