informativa sulla privacy

Questa informativa sulla privacy ti informa sul tipo, sulla portata e sulla finalità del trattamento di dati personali (di seguito brevemente «dati») nell'ambito del nostro sito web (smartchat.marketing), della nostra applicazione SmartChat (app.smartchat.marketing) nonché delle funzioni e dei contenuti ad essi collegati. È determinante il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR). Per i termini utilizzati (ad es. «trattamento» o «titolare del trattamento») valgono le definizioni dell'art. 4 GDPR.

1. Titolare del trattamento

HACO d. Gschnitzer Franz Josef KG, Angerweg 43 - Gasteig, 39040 Ratschings (BZ), Alto Adige, Italia.
Telefono: +39 391 1464820. E-mail: team@smartchat.marketing.
Rappresentante legale e responsabile: Simon Gschnitzer.

2. Termini utilizzati

«Dati personali» sono tutte le informazioni che si riferiscono a una persona fisica identificata o identificabile. «Trattamento» è qualsiasi operazione connessa a dati personali (ad es. raccolta, memorizzazione, utilizzo, trasmissione, cancellazione). «Titolare del trattamento» è chi decide sulle finalità e sui mezzi del trattamento. «Responsabile del trattamento» è chi tratta dati per conto del titolare.

3. Chi è responsabile di cosa (SmartChat come servizio)

SmartChat è uno strumento con cui i nostri clienti (aziende) fanno il proprio marketing su WhatsApp. Per questo distinguiamo due ruoli:

• Noi come titolare del trattamento: per i dati dei visitatori di questo sito web e per i dati dei nostri clienti stessi (account, onboarding/profilo aziendale, fatturazione, chat AI, canali collegati).
• Noi come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): per i dati dei contatti che un cliente raccoglie e contatta tramite SmartChat (ad es. i destinatari delle sue newsletter WhatsApp). In questo caso il cliente è il titolare del trattamento; noi trattiamo questi dati esclusivamente per suo conto sulla base di un accordo sul trattamento dei dati (DPA).

4. Tipi di dati trattati, persone interessate e finalità

Trattiamo in particolare: dati anagrafici (ad es. nome dell'azienda), dati di contatto (ad es. indirizzo e-mail, numero di telefono), dati di contenuto (ad es. testi inseriti nella chat AI, documenti caricati, immagini, contenuti dei messaggi), dati di utilizzo e metadati (ad es. pagine visitate, orari di accesso, informazioni su dispositivo e browser, indirizzo IP) nonché, in caso di utilizzo a pagamento, dati contrattuali e di pagamento.

Le persone interessate sono i visitatori del sito web, gli utenti registrati (i nostri clienti e i membri dei loro team) nonché i contatti raccolti dai clienti (contatti finali). Le finalità sono: messa a disposizione del sito web e del servizio, esecuzione del contratto e comunicazione, sicurezza e prevenzione degli abusi nonché, solo con consenso, misurazione della portata e marketing.

5. Basi giuridiche determinanti

Trattiamo i dati sulla base del tuo consenso (art. 6 par. 1 lett. a, art. 7 GDPR), per l'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6 par. 1 lett. b GDPR), per l'adempimento di obblighi legali (art. 6 par. 1 lett. c GDPR) nonché per la tutela di legittimi interessi a un'offerta sicura, funzionante ed economica (art. 6 par. 1 lett. f GDPR). Per il trattamento dei dati dei contatti finali per conto del cliente vale inoltre l'art. 28 GDPR.

6. Misure di sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di protezione proporzionato al rischio. Ne fanno parte in particolare: rigorosa separazione dei clienti a livello di database (Row Level Security, ogni ambiente cliente è separato logicamente), memorizzazione cifrata di dati di accesso sensibili come i token di WhatsApp e delle integrazioni (AES-256-GCM; non vengono mai resi disponibili al frontend del browser), trasmissione cifrata dei dati (TLS/HTTPS), verifica della firma dei webhook in ingresso nonché restrizioni di accesso. L'accesso in scrittura al database avviene esclusivamente lato server.

7. Collaborazione con responsabili del trattamento e terzi

Nella misura in cui comunichiamo dati ad altre aziende o concediamo loro accesso, ciò avviene solo sulla base di un'autorizzazione di legge (ad es. trasmissione a un fornitore di servizi di pagamento per l'esecuzione del contratto), del tuo consenso, di un obbligo legale o dei nostri legittimi interessi (ad es. hosting, invio dei messaggi). Con i fornitori di servizi che trattano dati per nostro conto stipuliamo contratti di trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR. I servizi utilizzati sono indicati di seguito.

8. Hosting e infrastruttura

L'applicazione (app.smartchat.marketing) è gestita su un server in Germania. Il sito web di marketing (smartchat.marketing) è ospitato e distribuito tramite Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA (content delivery network). Database, accesso e archiviazione dei file li gestiamo noi stessi sul nostro server. Al momento dell'accesso questi fornitori trattano i dati di accesso tecnicamente necessari (ad es. indirizzo IP, orario, risorsa richiesta, tipo di browser). La base giuridica è l'art. 6 par. 1 lett. f GDPR in combinato disposto con l'art. 28 GDPR. Per il trasferimento verso paesi terzi vedi la sezione 18.

9. Dati di accesso e file di log

All'accesso al sito web e all'applicazione si generano dati di accesso del server (ad es. risorsa richiesta, orario, tipo di browser, indirizzo IP). Li trattiamo sulla base del nostro legittimo interesse a un funzionamento sicuro e stabile (art. 6 par. 1 lett. f GDPR). Gli indirizzi IP li utilizziamo inoltre solo per breve tempo per limitare le richieste abusive (rate limiting) e per questo non li salviamo in modo permanente nel nostro database. I dati di accesso/log vengono conservati solo per il tempo necessario a sicurezza e funzionamento e poi cancellati, a meno che non sussista un obbligo legale di conservazione.

10. Caratteri

I caratteri di questo sito web di marketing (smartchat.marketing) li carichiamo da Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda). In questo modo il tuo browser si collega ai server di Google e Google riceve il tuo indirizzo IP. Nota: le landing page create dai clienti tramite SmartChat (landing page) possono, a seconda del carattere del marchio scelto, caricare un carattere da un fornitore esterno; per queste pagine gestite dal cliente è responsabile il cliente stesso.

11. Registrazione e account utente

Per utilizzare il servizio crei un account. A questo scopo trattiamo il tuo indirizzo e-mail e una password (l'accesso passa dal nostro server; la password viene salvata solo in forma cifrata/hash). Alla registrazione non richiediamo altri dati obbligatori. La base giuridica è l'art. 6 par. 1 lett. b GDPR. Se inviti membri del team, trattiamo il loro indirizzo e-mail per recapitare l'invito. Alla registrazione e all'accesso salviamo l'orario e metadati tecnici a protezione dagli abusi (art. 6 par. 1 lett. f GDPR).

12. Onboarding e profilo aziendale

Per rendere utilizzabile il servizio trattiamo i dati sulla tua azienda che ci fornisci: ad es. nome dell'azienda, indirizzo/i del sito web, risposte dell'onboarding, settore, indirizzo, logo/colori del marchio nonché, facoltativamente, documenti e contenuti multimediali da te caricati (che possono contenere contenuti personali). Da questi dati SmartChat crea un profilo aziendale che l'assistente AI utilizza per creare e gestire il tuo marketing. I contenuti multimediali inseriti pubblicamente nelle tue landing page (ad es. loghi, immagini) vengono salvati in uno spazio di archiviazione accessibile pubblicamente; ti preghiamo di non caricarvi documenti riservati.

13. Assistente AI e trattamento basato su AI

SmartChat contiene un assistente AI che crea contenuti (ad es. landing page, newsletter, follow-up) e, se da te attivato, risponde ai messaggi in arrivo. Per il trattamento AI utilizziamo Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA (modello della serie Claude). In questo caso ad Anthropic vengono trasmessi i contenuti necessari per il compito specifico (ad es. il tuo profilo aziendale, gli input della chat e, con risposta automatica attivata, il testo del messaggio a cui rispondere). La trasmissione avviene sulla base di un contratto di trattamento dei dati; per il trasferimento verso paesi terzi negli USA vedi la sezione 18. Le risposte generate automaticamente dall'AI ai contatti finali vengono contrassegnate come tali.

14. Trattamento per conto dei nostri clienti (contatti finali)

Se un cliente raccoglie contatti tramite SmartChat (ad es. tramite una landing page, un widget del sito web, inserimento manuale o importazione) e scrive loro, trattiamo i loro dati esclusivamente per suo conto (art. 28 GDPR). Ne fanno parte in particolare nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, lingua, stato del consenso nonché i contenuti delle conversazioni e dei messaggi (in entrata/in uscita). Per questi dati il cliente è il titolare del trattamento ed è lui stesso responsabile della legittimità dei consensi. Un semplice messaggio in arrivo di un contatto non genera mai automaticamente un consenso al marketing. I dettagli di questo trattamento per conto terzi - istruzioni, sub-responsabili, cancellazione e diritti di controllo - sono disciplinati dal nostro accordo sul trattamento dei dati (DPA).

15. Doppio opt-in e registrazione

I messaggi di marketing possono essere inviati solo ai contatti che hanno prima acconsentito espressamente (doppio opt-in). Dopo l'iscrizione il contatto riceve una richiesta di conferma; solo dopo la conferma il contatto risulta come consenziente. Come prova registriamo il momento e il canale del consenso o della conferma nonché dati tecnici come indirizzo IP e browser. La disiscrizione è possibile in qualsiasi momento (su WhatsApp con il messaggio «STOP»). I contatti disiscritti vengono bloccati per l'invio.

16. Invio di messaggi tramite WhatsApp

Per l'invio e la ricezione di messaggi WhatsApp utilizziamo la WhatsApp Business Cloud API di Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlanda (se del caso con il coinvolgimento di Meta Platforms, Inc., USA). In questo modo vengono trattati i numeri di telefono dei contatti finali, i contenuti dei messaggi e i metadati di consegna. Si applicano inoltre le condizioni di Meta/WhatsApp. La base giuridica è l'art. 6 par. 1 lett. b o lett. f GDPR in combinato disposto con l'art. 28 GDPR; per il trasferimento verso paesi terzi vedi la sezione 18.

17. Invio di e-mail

Le e-mail di sistema e transazionali (ad es. conferma di opt-in, e-mail di account e di avviso) le inviamo tramite Brevo (Sendinblue SAS), 106 boulevard Haussmann, 75008 Parigi, Francia (sede dei server nell'UE). Vengono trattati indirizzi e-mail, nomi e contenuti delle e-mail. La base giuridica è l'art. 6 par. 1 lett. f GDPR in combinato disposto con l'art. 28 GDPR.

18. Trasferimenti verso paesi terzi

Una parte dei servizi utilizzati tratta dati al di fuori dell'UE/del SEE, in particolare negli USA (Cloudflare, Anthropic, Amazon Web Services, Google nonché Meta). Questi trasferimenti avvengono solo in presenza di garanzie adeguate: per gli USA sulla base dell'EU-U.S. Data Privacy Framework (se il destinatario è certificato) e/o delle clausole contrattuali standard della Commissione UE ai sensi dell'art. 46 GDPR.

19. Gestione dei pagamenti

In caso di utilizzo a pagamento, la gestione dei pagamenti e la fatturazione avvengono tramite il nostro fornitore di servizi di pagamento Polar. Polar tratta i dati di pagamento e di fatturazione (ad es. nome, indirizzo e-mail, indirizzo di fatturazione, mezzo di pagamento) sotto la propria responsabilità; si applicano inoltre le informative sulla privacy di Polar. Noi stessi salviamo a questo proposito sostanzialmente solo un identificativo cliente e lo stato dell'abbonamento, nessun dato di pagamento completo. La base giuridica è l'art. 6 par. 1 lett. b GDPR.

20. Cookie e consenso

I cookie sono piccoli file che vengono salvati sul tuo dispositivo. I mezzi tecnicamente necessari (ad es. per salvare la tua scelta sui cookie o il tuo stato di login) li utilizziamo senza un consenso separato sulla base del nostro legittimo interesse. Cookie e tecnologie per marketing e misurazione della portata li utilizziamo esclusivamente se acconsenti attivamente nel banner dei cookie. Il tuo consenso è volontario e revocabile in qualsiasi momento con effetto per il futuro. Modifica le impostazioni dei cookie

21. Misurazione della portata e tracciamento di marketing (solo sito web)

Se acconsenti nel banner dei cookie, sul sito web di marketing utilizziamo il Meta Pixel nonché la relativa Conversions API. Il fornitore è Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlanda. Con essi misuriamo l'efficacia della nostra pubblicità (ad es. visualizzazione di pagina, clic su «Inizia gratis»). In questo modo possono essere trasmessi a Meta dati di utilizzo (ad es. visualizzazioni di pagina, indirizzo IP, informazioni sul browser nonché identificativi dei cookie come _fbp e _fbc), anche a server negli USA.

Solo dopo il tuo consenso utilizziamo inoltre il Google Tag (gtag.js) tramite il quale, a seconda della configurazione, funzionano Google Analytics e/o la misurazione delle conversioni di Google Ads. Il fornitore è Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda. Anche in questo caso possono essere trasmessi a Google dati di utilizzo (ad es. visualizzazioni di pagina, indirizzo IP, informazioni su dispositivo/browser, identificativi dei cookie), anche negli USA.

La base giuridica è il tuo consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR). Senza il tuo consenso non vengono caricati script di Meta né di Google e non vengono inviati dati a Meta o Google. Questo tracciamento avviene solo sul sito web, non all'interno dell'applicazione. Puoi inoltre dichiarare un'opposizione generale alla pubblicità basata sull'utilizzo tramite youronlinechoices.com.

22. Contatto

Se ci contatti per e-mail o telefono, trattiamo i tuoi dati per gestire la tua richiesta (art. 6 par. 1 lett. b o lett. f GDPR). Il nostro modulo di contatto sul sito web è puramente lato client: apre il tuo programma di posta elettronica con un messaggio precompilato; in questo modo non vengono trasmessi dati a un nostro server. Conserviamo le richieste solo per il tempo necessario alla gestione.

23. Cancellazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle rispettive finalità o richiesto dagli obblighi di conservazione di legge (ad es. in materia commerciale e fiscale); dopo di che vengono cancellati o il loro trattamento viene limitato. Puoi cancellare i contatti in qualsiasi momento nell'applicazione; le relative statistiche aggregate vengono così rese anonime. Dopo la cessazione del contratto puoi esportare i tuoi dati entro 30 giorni; successivamente vengono cancellati su richiesta o per ragioni organizzative, purché non vi ostino obblighi di conservazione. Puoi inviare una richiesta di cancellazione in qualsiasi momento a team@smartchat.marketing; confermiamo la cancellazione entro 30 giorni.

24. Diritti degli interessati

Hai diritto di accesso (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione del trattamento (art. 18) e portabilità dei dati (art. 20 GDPR). Gli utenti registrati possono inoltre esportare i propri dati come file direttamente nell'applicazione. Per esercitare i tuoi diritti basta un messaggio a team@smartchat.marketing.

25. Diritto di revoca e diritto di opposizione

Puoi revocare in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, i consensi che hai dato (art. 7 par. 3 GDPR). Nei limiti previsti dalla legge puoi opporti in qualsiasi momento al trattamento dei dati che ti riguardano (art. 21 GDPR), in particolare al trattamento per finalità di marketing diretto.

26. Diritto di reclamo

Hai il diritto di presentare reclamo a un'autorità di controllo (art. 77 GDPR), in Italia al Garante per la protezione dei dati personali, oppure all'autorità di controllo del tuo luogo di residenza o di lavoro.

27. Aggiornamenti e modifiche

Adeguiamo questa informativa sulla privacy non appena modifiche al nostro trattamento dei dati lo rendono necessario. Per domande sulla protezione dei dati puoi scriverci a team@smartchat.marketing.

Aggiornamento: 13 luglio 2026