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WhatsApp-Marketing für Kitas.

Mit SmartChat sendest du den Eltern deiner Kita per WhatsApp, was sie wissen sollen: einen frei gewordenen Krippenplatz, die Einladung zum Tag der offenen Tür oder die Termine fürs Laternenfest.

Beispiel für einen WhatsApp-Newsletter einer Kita

Aufgeschlagener Monatsplaner auf einem Holztisch, Bild im Elternbrief

Bild

Ein Foto passend zum Advent macht den Elternbrief freundlich. Nimm am besten Räume, Basteleien oder Plätzchen, keine Kindergesichter.

👋 Hallo Katrin, 🎄 im Advent wird es bei uns gemütlich, und dazu laden wir dich herzlich ein. 🍪 Am Donnerstag, 3. Dezember, backen die Gruppen Plätzchen. Helfende Hände sind ab 9 Uhr willkommen, Schürzen bringen wir mit. 🎅 Gleich am Freitag darauf besucht uns der Nikolaus mit einem Sack voller Überraschungen. ✂️ Beim Adventsbasteln am Mittwochnachmittag entstehen Sterne und Fensterbilder für die Gruppenräume. 🏠 Zwischen den Jahren bleibt unser Haus geschlossen, von Heiligabend bis Neujahr. 📌 Alle Termine findest du im Elternkalender auf unserer Webseite.
16:30

Text

SmartChat AI schreibt den Elternbrief aus deiner Webseite und deinem Jahresplan. Jeder Termin steht fett.

Adventstermine ansehen

Button

Ein Klick öffnet den Elternkalender auf deiner Webseite. Niemand sucht mehr den Zettel aus dem Kita-Rucksack.

SmartChat schreibt den Eltern automatisch.

Um diese Nachrichten muss sich deine Kitaleitung nicht mehr kümmern: das Willkommen für neue Abonnenten, den Eingang einer Anmeldung und die Erinnerung an das Kennenlerngespräch.

Sobald Eltern bestätigen
High angle of green grass and colourful plastic kids toys on garden meadow
🌻 Danke, deine Anmeldung ist bestätigt.🏡 Bei uns spielen Kinder von einem bis sechs Jahren in vier Gruppen, mit viel Zeit im Garten.📅 Hier erfährst du von Festen, Schließtagen und dem Tag der offenen Tür.🧸 Wird ein Platz frei, sagen wir dir in diesem Chat Bescheid.💬 Fragen zur Aufnahme beantworten wir dir direkt hier.19:52
Unsere Räume ansehen

Willkommen für neue Familien

Hat eine Familie bestätigt, bekommt sie sofort eine Dankes-Nachricht. Darin steht, worüber deine Kita sie künftig informiert.

Sobald ein Antrag eingeht
Red envelope laced on wooden table near white ceramic vase with fresh pink Barberton daisy flower
👋 Hallo Daniel,📥 die Anmeldung für deine Tochter ist bei uns eingegangen.🗓️ Gewünschter Start: September 2027, Betreuung bis 15 Uhr.📋 Die Plätze für das neue Kita-Jahr vergeben wir im Frühjahr.🤝 Vorher laden wir euch zu einem Kennenlerngespräch ein.📲 Ändert sich etwas an deinen Wünschen? Schreib uns einfach hier im Chat.08:47

Eingang der Anmeldung

Kann deine Kita-Software neue Anmeldungen an SmartChat melden, erfährt die Familie sofort per WhatsApp, dass ihr Antrag angekommen ist.

1 Tag vor dem Gespräch
Vibrant wooden stacking toys displayed on a minimalist white table against a white brick wall.
👋 Hallo Silke,📅 morgen um 15:30 Uhr sehen wir uns zum Kennenlernen in der Kita.🧒 Bring dein Kind gerne mit, es darf in der Spielecke schon alles ausprobieren.📄 Leg bitte den Impfpass bereit, wir brauchen ihn für die Aufnahme.🚲 Kinderwagen und Räder stellst du am Seiteneingang ab.📲 Passt der Termin nicht mehr? Schreib uns kurz zurück.10:00
Anfahrt ansehen

Erinnerung ans Kennenlernen

SmartChat analysiert deinen Kalender und erinnert die Eltern am Tag vor dem Gespräch. Kommt etwas dazwischen, gibst du die Stunde an die nächste Familie weiter.

So tragen sich Eltern bei deiner Kita ein.

Eltern tragen sich selbst ein: über den QR-Code, auf deiner Webseite oder über einen Link. Erst nach der Bestätigung in WhatsApp sendest du ihnen deinen Newsletter.

  1. 1

    Die Eltern scannen den QR-Code

    Der Code hängt an der Elternpinnwand und an der Garderobe, und er steht im Aufnahmeheft. SmartChat erstellt ihn zu deiner Landingpage.

    Kita-Neuigkeiten auf WhatsApp
  2. 2

    Die Eltern geben Vorname und Telefonnummer ein

    Wer einen Platz sucht, sieht auf deiner Webseite ein kleines Fenster. Mehr als diese zwei Angaben will es nicht wissen.

    Echtes Website-Popup von Kita Sonnenhügel mit Foto oben, Handy-Ansicht: Überschrift Keine Angebote und News mehr verpassen, Vorname Christine und Telefonnummer eingetragen, Button Eintragen
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    Die Eltern bestätigen in WhatsApp

    Ein Klick auf Bestätigen genügt. So entsteht das Double-Opt-in: Jede Familie stimmt einmal selbst in WhatsApp zu.

    👋 Hallo Christine,🧸 hier erfährst du von freien Plätzen, Festen und dem Tag der offenen Tür in der Kita Sonnenhügel.✅ Willst du diese Nachrichten bekommen? Dann klicke unten auf Bestätigen.🔒 Du kannst dich jederzeit wieder abmelden. Schreib einfach STOP.20:05
    Bestätigen
    Bestätigen20:05
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    Du hast den Nachweis

    SmartChat speichert, wann und auf welchem Weg die Eltern zugestimmt haben. Den Nachweis lädst du als PDF herunter.

    Kontakt Christine in SmartChat, Handy-Ansicht: Status Bestätigt, Verlauf der Anmeldung, Einwilligung in WhatsApp bestätigt und Button Nachweis herunterladen

SmartChat AI antwortet den Eltern.

Wenn Eltern am Abend schreiben, aber in der Kita niemand mehr erreichbar ist, antwortet SmartChat AI vollautomatisch für dich. Sie antwortet mit dem Wissen, das sie aus deiner Webseite und deinen Dokumenten gelernt hat.

Postfach in SmartChat: SmartChat AI beantwortet die WhatsApp-Frage eines Kunden von Kita Sonnenhügel

  • Auch am späten Abend

    Viele Eltern schreiben erst, wenn die Kinder im Bett sind. Die Antwort kommt sofort.

  • In jeder Sprache

    Familien, die neu in der Stadt sind, schreiben in ihrer Sprache. SmartChat AI antwortet in der Sprache, in der dein Kontakt schreibt.

  • Deine Erzieherinnen übernehmen

    Kennt SmartChat AI die Antwort nicht, etwa bei Fragen zu einem einzelnen Kind, bleibt die Nachricht für dein Team im Postfach.

Häufig gestellte Fragen zu WhatsApp-Marketing für Kitas.

Darf eine Kita Eltern per WhatsApp schreiben?

Ja, wenn die Eltern vorher zugestimmt haben. Sie tragen sich selbst ein, über den QR-Code, deine Webseite oder einen Link, und bestätigen einmal in WhatsApp. SmartChat speichert diese Zustimmung als Nachweis. Welche Inhalte deine Kita senden darf, klärst du am besten mit deinem Träger oder deinem Datenschutzbeauftragten.

Darf ich Fotos von den Kindern per WhatsApp senden?

Für Nachrichten an alle Eltern nimmst du am besten Fotos von Räumen, Basteleien oder dem Garten, ohne Kinder im Bild.

Ersetzt SmartChat unsere Kita-App?

Nein. SmartChat ist ein WhatsApp-Marketing-Tool. Anwesenheit, Verträge und Abrechnung bleiben in deiner Kita-Software. Mit SmartChat erreichst du Eltern und Familien, die einen Platz suchen, dort, wo sie jeden Tag lesen: in WhatsApp.

Wie erfahren Familien, die einen Platz suchen, von einem freien Platz?

Familien, die einen Platz suchen, tragen sich auf deiner Webseite oder über den QR-Code ein. Wird ein Platz frei, sendest du ihnen eine Nachricht. Ihre Antworten landen im Postfach von SmartChat, und du vereinbarst das Kennenlernen direkt im Chat.

Können Eltern ihr Kind per WhatsApp krankmelden?

Eltern können deiner Kita jederzeit per WhatsApp schreiben. Die Nachricht landet im Postfach von SmartChat, und dein Team liest sie dort. Eine eigene Krankmeldeliste oder Anwesenheitsliste hat SmartChat nicht.

Muss die Kitaleitung die Elternbriefe selbst schreiben?

Nein. SmartChat AI schreibt den Text passend zu deiner Kita. Du gibst nur das Thema vor, zum Beispiel das Laternenfest oder die Schließtage im Sommer. Dann liest du den Text, änderst bei Bedarf ein Wort und sendest ihn an deine Abonnenten.

Woher kennt SmartChat AI unser pädagogisches Konzept?

SmartChat AI analysiert deine Webseite und die Dokumente, die du hochlädst, etwa dein Konzept, die Hausordnung oder den Jahresplan als PDF. Damit beantwortet SmartChat AI die Fragen der Eltern.

Können mehrere Erzieherinnen im Postfach antworten?

Ja. Alle WhatsApp-Gespräche deiner Kita landen in einem gemeinsamen Postfach. Wie viele Kolleginnen mitarbeiten, hängt vom Tarif ab: Free hat 1 Platz, Starter 3, Basic 6 und Pro 12.

Brauchen wir für WhatsApp ein eigenes Diensthandy?

Nein. Du verbindest die Telefonnummer deiner Kita einmal mit SmartChat und bestätigst sie mit dem Code von Meta, der Firma hinter WhatsApp. Pro Konto verbindest du eine Nummer. Die privaten Handynummern deiner Erzieherinnen bleiben privat.

Was kostet WhatsApp-Marketing für eine Kita?

Der Tarif Free kostet 0 €, ohne Zeitlimit und ohne Kreditkarte, und enthält 100 Nachrichten einmalig. Starter liegt bei 299 € im Monat mit 3.000 Nachrichten, Basic bei 499 € mit 6.000 und Pro bei 999 € ohne Grenze. Für das Senden zahlst du keine Credits. Alle Preise zzgl. MwSt., mehr unter Preise.

Was berechnet Meta für die WhatsApp-Nachrichten meiner Kita?

Die Gebühren für WhatsApp-Nachrichten stellt Meta deiner Kita direkt in Rechnung. Die Zahlungsmethode hinterlegst du dafür in deinem Meta-Konto. An SmartChat zahlst du ausschließlich deinen Tarif. Die genauen Preise findest du hier.

Wie viele Automationen bekommt meine Kita?

Free und Starter haben nur die feste Automation für neue Kontakte (Bestätigung und Danke) als 1 Automation. Eigene Automationen gibt es ab Basic: Basic hat 3 Automationen, davon 1 die feste, also 2 eigene; Pro hat unbegrenzt viele. Eine eigene Automation sendet automatisch, etwa die Erinnerung am Tag vor dem Kennenlerngespräch.

Wie schnell ist meine Kita mit SmartChat startklar?

Du gibst SmartChat AI die Adresse deiner Kita-Webseite. In 60 Sekunden steht dein WhatsApp-Marketing-System mit Landingpage und QR-Code. Danach verbindest du die Telefonnummer der Kita und sendest den ersten Elternbrief.

Wie melden sich Eltern wieder ab?

Eltern schreiben STOP in den WhatsApp-Chat mit deiner Kita. Ab dann sendet SmartChat ihnen nichts mehr, und SmartChat zeigt sie in deiner Kontaktliste als abgemeldet.

WhatsApp-Marketing für deine Kita in 60 Sekunden.

SmartChat AI analysiert die Webseite deiner Kita. In 60 Sekunden steht dein WhatsApp-Marketing-System, samt Landingpage und QR-Code. Free kostet 0 € und braucht keine Kreditkarte.

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