Collegare QuickBooks a SmartChat.
Collega QuickBooks con un clic nell'AI Chat. Così fatture, preventivi e note di credito raggiungono i tuoi contatti su WhatsApp.
Ecco come crei il flusso delle fatture nell'AI Chat.
Scrivi la regola con frasi normali. SmartChat AI la trasforma in un'automazione e te la mostra.
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Collegare QuickBooks
Dopo la scheda nell'AI Chat arriva la finestra di accesso di QuickBooks. Lì scegli l'azienda e consenti l'accesso.
Voglio collegare QuickBooks a SmartChat. - 2
Descrivere l'obiettivo
Indichi evento, destinatario e contenuto del messaggio.
Ricorda ai contatti via WhatsApp le fatture aperte, una settimana dopo la data della fattura. - 3
Impostare un filtro
Con un filtro su un campo decidi quali eventi contano.
Invia il promemoria solo se lo stato è uguale ad aperto. - 4
Controlla e avvia
Vedi l'automazione prima che parta. Le modifiche puoi annullarle anche dopo.
Mostrami il flusso prima dell'avvio.
Dalla fattura fino al preventivo.
La contabilità crea occasioni che i contatti vorrebbero conoscere prima. Eccone tre da tre studi e negozi.
Tocca un'occasione e il telefono cambia.
Validità e passo successivo a colpo d'occhio.
Un promemoria tranquillo, con una via chiara per pagare.
Orari di ritiro e servizio di consegna sono indicati.
Come gli avvisi di pagamento funzionano su WhatsApp.
Personale, non burocratico
Il tono resta gentile, il messaggio indica chiaramente importo e modo di pagare.
Domande nella casella di posta
Se qualcuno risponde, lo vedi nella casella di posta e decidi tu.
Modello approvato
Fuori dalla casella di posta SmartChat invia solo modelli controllati da Meta.
Come QuickBooks e WhatsApp lavorano insieme.
Un evento di QuickBooks arriva all'indirizzo webhook segreto della tua automazione. Un filtro controlla se corrisponde alla regola.
Qualcosa cambia
Una fattura viene creata o pagata, come sempre in QuickBooks.
QuickBooksL'evento parte
Arriva all'indirizzo webhook direttamente dal programma o tramite Make, Zapier o n8n.
webhookIl filtro controlla
Per esempio "solo se lo stato è uguale a pagato". Tutto il resto non fa partire nulla.
FiltriIl messaggio viene inviato
SmartChat trova il contatto tramite il numero di telefono e invia il WhatsApp.
Numero di telefono
Fatture senza dover rincorrere i clienti.
Con carta e telefono
- Le fatture aperte le trovi solo quando scorri le liste.
- I promemoria li scrivi uno per uno, spesso troppo tardi.
- I clienti chiedono ricevute e numeri per telefono.
- Note di credito e correzioni non arrivano ai clienti per niente.
QuickBooks con SmartChat
- Il promemoria va a tutti i contatti con una fattura aperta.
- Ricevuta, importo e modo di pagare sono nel messaggio.
- Le domande finiscono nella casella di posta, non al telefono.
- Imposti la regola una volta, poi va avanti da sola.
Anche una nota di credito va spiegata.
Chi ha pagato due volte riceve indietro i soldi e vuole saperlo. Il messaggio risponde alla domanda prima che venga fatta.
Detto chiaramente
Importo, numero e ricevuta sono in un solo messaggio.
Senza malumore
Una spiegazione gentile toglie tensione all'argomento.
Per tutto il team
Tutti nel team vedono la stessa risposta nella casella di posta.
Queste azioni sono nella documentazione di QuickBooks.
Un'automazione può eseguirle. Quale va bene dipende dall'obiettivo che dai a SmartChat AI.
- Crea in QuickBooks come cliente ogni nuovo contatto dalla landing page.
Creare clienti
Un nuovo contatto viene creato come cliente in QuickBooks.
- Dopo ogni richiesta di appuntamento confermata, crea una fattura per il cliente.
Creare una fattura
Per un cliente nasce una fattura di vendita.
- Crea un preventivo e comunica l'importo al contatto su WhatsApp.
Creare un preventivo
QuickBooks crea un preventivo che comunichi al contatto.
- Registra il pagamento appena il contatto risponde Pagato.
Registrare un pagamento
Un pagamento ricevuto viene abbinato a una fattura.
- In caso di doppio pagamento emetti una nota di credito e informa il contatto.
Emettere una nota di credito
Un importo viene accreditato al cliente.
- Ogni lunedì prendi il report sui crediti aperti.
Report sulle partite aperte
QuickBooks crea un report sui crediti aperti.
Domande frequenti su QuickBooks e SmartChat.
Come collego QuickBooks a SmartChat?
Scrivi nella AI Chatche vuoi collegare QuickBooks. SmartChat AI ti mostra una scheda con il pulsante per collegarlo. Poi si apre la finestra di accesso di QuickBooks, scegli la tua azienda e consenti l'accesso.
Dove inserisco la mia password?
Solo nella finestra di accesso di QuickBooks. SmartChat non riceve la tua password.
SmartChat sostituisce la mia contabilità?
No. SmartChat non incassa denaro e non tiene la contabilità. Invia messaggi WhatsApp su quello che succede in QuickBooks.
Come viene a sapere SmartChat di una fattura?
Un'automazione con l'avvio "Evento da un'app" riceve un indirizzo webhook segreto. L'evento arriva direttamente dal programma, se invia webhook, altrimenti tramite Make, Zapier o n8n.
Posso decidere quali fatture fanno partire un messaggio?
Sì. Un filtro sui campi permette per esempio "solo se lo stato è uguale ad aperto". Tutti gli altri eventi non fanno partire nulla.
Cosa succede se QuickBooks invia solo identificativi?
Alcuni programmi inviano identificativi invece dei valori. Allora Make, Zapier o n8n recuperano i valori e li passano avanti.
E senza numero di telefono?
Allora SmartChat non può inviare WhatsApp e salta il passaggio.
Quali azioni esegue un'automazione in QuickBooks?
Secondo la documentazione, tra le altre: creare clienti, emettere fatture, preventivi, pagamenti e note di credito e ottenere un report sui crediti aperti.
È un'app ufficiale di QuickBooks?
No. Tra SmartChat e QuickBooks non c'è una partnership ufficiale.
Quante automazioni sono incluse?
Un'automazione con QuickBooks conta come aggiuntiva. Free e Starter offrono l'automazione fissa per i nuovi contatti, Basic tre (una fissa) e Pro quante ne vuoi.
Quanto costa?
Free costa 0 €, Starter 299 €, Basic 499 € e Pro 999 € al mese, più IVA. Invii ed esecuzioni delle automazioni non consumano crediti. Le tariffe di Meta le trovi qui.
Come invio fuori dalla casella di posta, e come ci si disiscrive?
SmartChat invia allora come modello, controllato e approvato da Meta; SmartChat AI lo scrive e lo invia. Chi scrive STOP viene disiscritto subito e non riceve più nulla.
Meno rincorse per le fatture. In 60 secondi c'è il tuo sistema.
Inserisci il tuo sito web e SmartChat AI crea landing page, messaggio di conferma e di ringraziamento. Poi colleghi QuickBooks nell'AI Chat.