Come fa uno studio veterinario a ricordare ai clienti le scadenze dei vaccini?
Inserisci la prossima data di scadenza durante l'appuntamento, ricorda al proprietario due o quattro settimane prima e chiedi una volta se non arriva risposta.
La risposta breve
Tieni sotto controllo vaccinazioni e controlli se ogni animale ha una data di scadenza fissa e il proprietario riceve un promemoria prima di quella data. Lo studio veterinario inserisce la data direttamente durante l'appuntamento, invia il promemoria da due a quattro settimane prima e chiede se non arriva risposta. Così il promemoria dei vaccini per i clienti funziona anche senza software speciali.
Quali appuntamenti deve tenere sotto controllo uno studio veterinario?
Uno studio veterinario deve tenere sotto controllo tutti gli appuntamenti che si ripetono e non saltano all'occhio da soli: vaccinazioni, visite di controllo, vermifughi e follow-up. Il proprietario raramente se li ricorda da solo, per questo il buco nasce quasi sempre lì. La tabella mostra chi nello studio dovrebbe annotare cosa. Gli esempi sono consigli dalla pratica, non regole.
| Tipo di appuntamento | Cosa annota lo studio | Quando ricordarla (consiglio) |
|---|---|---|
| Vaccinazione | Animale, vaccino, data della prossima vaccinazione | Quattro settimane prima, poi una settimana prima |
| Controllo dopo una cura | Motivo, data desiderata del controllo | Tre giorni prima |
| Controllo annuale | Data dell'ultima visita | Quattro settimane prima |
| Vermifugo o protezione antiparassitaria | Prodotto, data della prossima somministrazione | Due settimane prima |
| Non presentato | La richiesta di appuntamento resta aperta | Chiedere due giorni dopo l'appuntamento |
Tutti gli intervalli sono esempi. Stabiliscili con il tuo team e adattali al tipo di animale.
Come stabilisci in modo affidabile la prossima data di scadenza?
Stabilisci la prossima data di scadenza in modo affidabile inserendola subito durante l'appuntamento, prima che il proprietario lasci lo studio. Dopo l'appuntamento è troppo tardi, perché manca il tempo per questo compito. Parla della data brevemente al banco e dilla a voce alta: "La prossima vaccinazione scade a marzo." Così la sente il proprietario e il tuo studio ce l'ha per iscritto.
Controlla una volta a settimana una lista degli animali il cui appuntamento scade nelle prossime quattro settimane. Se ne occupa una collaboratrice, non tutto il team. Senza un responsabile fisso la lista resta lì.
Quali modi ci sono per ricordare gli appuntamenti ai proprietari di animali?
Ci sono quattro modi comuni per ricordare gli appuntamenti ai proprietari: telefonata, lettera o cartolina, e-mail e messaggio sul cellulare. Ogni modo ha vantaggi e svantaggi. Una telefonata non raggiunge molti perché sono al lavoro. Una cartolina costa tempo e affrancatura. Il messaggio sul cellulare il proprietario di solito lo legge subito. Sono valori di esperienza, non valori misurati.
| Modo | Vantaggio | Svantaggio |
|---|---|---|
| Telefonata | Personale, domande chiarite subito | Costa tempo, spesso non risponde nessuno |
| Lettera o cartolina | Resta ben visibile | Affrancatura, stampa, lavoro per il team |
| Economica, veloce | Si nota poco | |
| Messaggio sul cellulare | Viene letto in fretta, risposta con un tocco | Serve il consenso del proprietario |
Cosa scrivi in un promemoria?
Un buon promemoria indica il nome dell'animale, il motivo e un semplice passo successivo. Il nome dell'animale rende il messaggio personale, il motivo lo rende importante, il pulsante rende facile la risposta. Tienilo breve e invia sempre una sola cosa per messaggio. Nomi e date qui sotto sono un esempio.
Cosa fai se il proprietario non risponde?
Se il proprietario non risponde, chiedi esattamente una volta, non di più. Aspetta circa una settimana e poi invia un secondo messaggio, più breve. Se anche questo resta senza risposta, lo studio telefona oppure parla al proprietario alla visita successiva. Più di due messaggi, per la nostra esperienza, sembrano insistenti. È un consiglio che viene dall'esperienza.
Come ti aiuta SmartChat in questo caso?
SmartChat invia il promemoria tramite WhatsApp e può ripeterlo in una sequenza di messaggi. Con i follow-up SmartChat ricontatta il proprietario se non reagisce, prima che un appuntamento venga dimenticato. Per l'appuntamento c'è un link iCal: il proprietario inserisce l'appuntamento nel suo calendario con un tocco e riceve un promemoria dal cellulare stesso.
Si invia solo ai contatti che hanno dato il consenso con il doppio opt-in, e ognuno si disiscrive con STOP. Come usarlo in uno studio lo trovi nella pagina per veterinari. SmartChat non sostituisce il software dello studio: la data di scadenza continui a gestirla dove la gestisci oggi.
Domande frequenti sul promemoria vaccini.
Con quanto anticipo uno studio dovrebbe ricordare una vaccinazione?
Ti consigliamo quattro settimane prima e, se serve, un secondo promemoria una settimana prima. È un'esperienza, non una regola.
Chi nello studio cura le liste delle scadenze?
Meglio una persona fissa. Senza un responsabile la lista settimanale resta lì ad aspettare.
Posso ricordare gli appuntamenti ai proprietari con un messaggio senza chiedere?
Ti consigliamo: invia solo ai proprietari che hanno dato prima il consenso. Con SmartChat questo avviene tramite il doppio opt-in. Non è una consulenza legale.
Cosa faccio se un proprietario non reagisce?
Chiedi una volta, poi telefona oppure parlagli alla visita successiva.
SmartChat sostituisce il software del mio studio?
No. SmartChat invia i promemoria. La data di scadenza continui a gestirla dove la gestisci oggi.
Cos'è il link iCal nell'appuntamento?
Un link con cui il proprietario inserisce l'appuntamento nel calendario del cellulare con un tocco.
Il tuo marketing su WhatsApp è pronto in 60 secondi.
Inserisci il tuo sito web. SmartChat AI ti crea il sistema.
Aggiornato al: Di Team SmartChat