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WhatsApp-Marketing für Event-Veranstalter.

Mit SmartChat sendest du deinen Gästen per WhatsApp alles, was zu deinen Veranstaltungen gehört: den Start des Vorverkaufs, einen Zusatztermin oder die Infos zu Einlass und Anfahrt.

Newsletter zur Silvestergala

Festlich gedeckter runder Tisch mit Weingläsern, Bild im Newsletter zur Silvestergala

Bild

Ein Foto vom festlich gedeckten Saal zeigt, wie der Abend aussieht. Du lädst ein eigenes Bild hoch, oder SmartChat übernimmt eines von deiner Webseite.

👋 Hallo Claudia, 🥂 den Jahreswechsel feiern wir in der Scheune: Unsere Silvestergala beginnt am 31. Dezember um 19 Uhr mit einem Glas Sekt zur Begrüßung. 🍽️ Zum Auftakt serviert die Küche ein Buffet mit regionalen Spezialitäten, vom Wildbraten bis zur hausgemachten Dessertauswahl. 🎷 Danach spielt eine Live-Band Tanzmusik bis in den Morgen, von Schlager bis Rock. 🎆 Um Mitternacht stoßen alle gemeinsam im Hof an, mit Blick auf das Feuerwerk über dem Dorf. 🚕 Für den Heimweg bestellen wir dir gerne ein Taxi an die Tür, sag uns einfach bei der Buchung Bescheid. 🎟️ Die Gala kostet 129 € pro Person, Essen und Getränke inklusive.
18:10

Text

SmartChat AI schreibt ihn aus deiner Webseite und deinem Programm. Datum und Preis sind fett.

Silvesterkarten buchen

Button

Ein Klick führt direkt zur Buchung der Silvesterkarten. Dein Gast muss deinen Ticketshop nicht erst suchen.

SmartChat sendet Bestätigung und Erinnerung automatisch.

Das Danke nach der Anmeldung, die Bestätigung der Buchung und die Erinnerung am Vortag sendest du nie mehr von Hand. Eigene Automationen gibt es ab Basic.

Direkt nach dem Bestätigen
Interior view of a rustic barn converted into an elegant dining area with round tables set for an event.
🎉 Danke, du bist jetzt auf unserer Liste.🏡 Wir veranstalten in einer alten, liebevoll umgebauten Scheune am Ortsrand, im Sommer auch auf der Festwiese daneben.🎭 Bei uns erlebst du Kabarett, Konzerte und Krimidinner, zum Jahresende unsere Silvestergala.📣 Von uns erfährst du vom Start des Vorverkaufs, von Zusatzterminen und den Geschenktickets vor Weihnachten.📅 Kurz vor deinem Termin bekommst du Einlass und Anfahrt direkt in WhatsApp.❓ Hast du eine Frage zu einer Veranstaltung? Schreib uns einfach hier, wir antworten dir gerne und meistens noch am selben Tag.20:41
Programm ansehen

Danke nach der Bestätigung

Wer sich einträgt und bestätigt, bekommt sofort eine Nachricht. Darin steht, wovon er künftig von dir hört.

Sobald eine Bestellung eingeht
A view of empty red theater seats lit softly, showcasing the quiet ambiance of a cinema.
👋 Hallo Petra,✅ deine Buchung ist eingegangen: zwei Karten für das Kabarett am 6. März, Beginn um acht.💺 Ihr sitzt in Reihe 4, Plätze 11 und 12, mittig vor der Bühne mit bester Sicht auf beide Künstler.🎫 Am Einlass zeigst du einfach den Code in WhatsApp, ausdrucken musst du nichts.🥨 Frische Brezeln, Wein und Bier aus der Region gibt es vorher an der Bar im Foyer, die ab halb sieben geöffnet hat.🧥 Die Jacke gibst du an der Garderobe links vom Eingang ab, Schirme und Taschen nimmt sie ebenfalls.❓ Fragen zur Sitzordnung? Antworte direkt auf diese Nachricht.14:05

Bestätigung der Buchung

Kann dein Ticketshop neue Bestellungen an SmartChat melden, bekommt dein Gast seine Plätze sofort per WhatsApp bestätigt.

1 Tag vor der Veranstaltung
Luxurious table setup with wine glasses and candle holders in an elegant dining setting.
👋 Hallo Stefan,📅 morgen Abend ist es so weit: Das Krimidinner beginnt um 19 Uhr mit der Vorspeise.🚪 Einlass ist ab halb sieben, eure Plätze sind an Tisch 7 reserviert.🕵️ Der Kriminalfall spielt im Berlin der Zwanzigerjahre. Wer mag, kommt mit Hut oder Perlenkette, die Schauspieler sitzen mitten unter euch.🍷 Das Weinpaket zum Menü mit drei Gängen steht gekühlt für euch bereit, alkoholfreie Weine gibt es ebenso.🅿️ Parken kannst du direkt am Hof, die Zufahrt ist ausgeschildert.🚕 Für den Heimweg rufen wir euch gerne ein Taxi, sagt einfach beim Dessert Bescheid.10:00
Anfahrt planen

Erinnerung am Vortag

Trägst du Buchungen in deinen Kalender ein, meldet sich SmartChat einen Tag vorher bei jedem Gast mit Einlass, Platz und Parken.

So sammelst du Kontakte bei jedem Event.

Deine Gäste tragen sich selbst ein: über den QR-Code auf Ticket, Plakat oder Leinwand, oder beim Kartenkauf auf deiner Webseite. Deinen Newsletter bekommen sie erst nach ihrer Bestätigung in WhatsApp.

  1. 1

    Dein Gast scannt den QR-Code

    Der QR-Code steht auf der Eintrittskarte, am Einlass oder in der Pause auf der Leinwand. SmartChat erstellt ihn passend zu deiner Landingpage.

    Unser Programm auf WhatsApp
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    Dein Gast gibt Vorname und Telefonnummer ein

    Nach dem Scan oder beim Ticketkauf auf deiner Webseite öffnet sich ein kleines Fenster. Es fragt nur Vorname und Telefonnummer.

    Echtes Website-Popup von Birkenhof Events mit Foto oben, Handy-Ansicht: Überschrift Keine Angebote und News mehr verpassen, Vorname Karin und Telefonnummer eingetragen, Button Anmelden
  3. 3

    Dein Gast klickt in WhatsApp auf Bestätigen

    Erst mit diesem Klick ist er angemeldet. So entsteht das Double-Opt-in: Die Zustimmung kommt von deinem Gast selbst, direkt in WhatsApp.

    👋 Hallo Karin,🎭 hier erfährst du vom neuen Programm, von Zusatzterminen und allem, was du am Veranstaltungstag wissen musst.✅ Willst du diese Nachrichten bekommen? Dann klicke unten auf Bestätigen.🔒 Du kannst dich jederzeit wieder abmelden. Schreib einfach STOP.20:41
    Bestätigen
    Bestätigen20:41
  4. 4

    Du hast den Nachweis

    SmartChat hält fest, wann und auf welchem Weg dein Gast zugestimmt hat. Der Nachweis liegt für dich als PDF bereit.

    Kontakt Karin in SmartChat, Handy-Ansicht: Status Bestätigt, Verlauf der Anmeldung, Einwilligung in WhatsApp bestätigt und Button Nachweis herunterladen

SmartChat AI beantwortet Fragen zu deinen Veranstaltungen.

Wenn eine Besucherin am Sonntagabend schreibt und niemand mehr erreichbar ist, antwortet SmartChat AI vollautomatisch für dich. Sie antwortet mit dem Wissen, das sie aus deiner Webseite und deinen Dokumenten gelernt hat. Hat sie keine Quelle, gibt sie an dich ab.

Postfach in SmartChat: SmartChat AI beantwortet die WhatsApp-Frage eines Kunden von Birkenhof Events

  • Auch am Wochenende

    Deine Gäste bekommen auch spät am Abend und am Wochenende sofort eine Antwort auf ihre Fragen.

  • In jeder Sprache

    SmartChat AI antwortet in der Sprache, in der dein Gast schreibt, zum Beispiel Deutsch, Englisch, Italienisch, Französisch oder Spanisch. Gäste aus dem Ausland verstehen die Nachricht sofort.

  • Dein Team übernimmt

    Sollte SmartChat AI nicht antworten können, etwa bei einem Sonderwunsch zur Sitzordnung, wird die Nachricht an dein Team weitergeleitet.

Häufig gestellte Fragen zu WhatsApp-Marketing für Event-Veranstalter.

Darf ich meinen Ticketkäufern einfach per WhatsApp schreiben?

Nein. Wer eine Karte kauft, ist damit noch nicht für deine WhatsApp-Nachrichten angemeldet. Dein Gast trägt sich selbst ein, über den QR-Code oder auf deiner Webseite, und bestätigt einmal in WhatsApp. SmartChat speichert diese Zustimmung als Nachweis.

Wie kommen Besucher meiner Veranstaltungen auf meine WhatsApp-Liste?

SmartChat erstellt dir einen QR-Code zu deiner Landingpage. Er passt auf Eintrittskarten, Plakate, Flyer und auf die Leinwand in der Pause. Auf deiner Webseite fragt ein kleines Fenster die Besucher, ob sie dabei sein wollen. Dazu kommt ein WhatsApp-Button auf deiner Webseite, der den Chat mit dir öffnet.

Verkauft SmartChat Tickets für meine Veranstaltungen?

Nein, SmartChat ist kein Ticketsystem. Deine Karten verkaufst du weiter über deinen Ticketshop oder die Abendkasse. Kann dein Ticketshop neue Bestellungen an SmartChat melden, sendet SmartChat dem Gast die Bestätigung per WhatsApp.

Kann ich nur die Gäste einer bestimmten Veranstaltung anschreiben?

Ja. Du gibst deinen Kontakten Tags, zum Beispiel „Open-Air“ oder „Kabarett“, und bildest daraus Segmente. Den Newsletter zum Einlass am Open-Air-Abend sendest du dann nur an diese Gruppe.

Kann ich die Ankündigung für den Vorverkauf im Voraus planen?

Ja. Du schreibst den Newsletter mit SmartChat AI, wählst Datum und Uhrzeit, und SmartChat sendet ihn zum geplanten Zeitpunkt. So geht die Nachricht pünktlich zum Start des Vorverkaufs raus, auch wenn du gerade auf einer Veranstaltung bist.

Muss ich die Texte für meine Events selbst schreiben?

Nein. Du nennst SmartChat AI das Event, zum Beispiel den Zusatztermin für dein Adventskonzert. SmartChat AI schreibt daraus den Newsletter passend zu deinem Unternehmen. Du liest ihn, änderst bei Bedarf etwas und sendest ihn mit einem Klick.

Woher kennt SmartChat AI Einlasszeiten, Parkplätze und mein Programm?

SmartChat AI analysiert deine Webseite und alle Dokumente, die du hochlädst, zum Beispiel deinen Programmflyer oder einen Lageplan als PDF. Kommt eine neue Saison, lädst du das neue Programm hoch. Ab dann antwortet SmartChat AI mit den neuen Terminen.

Was passiert, wenn SmartChat AI eine Frage zu meiner Veranstaltung nicht beantworten kann?

Dann wird die Nachricht im Postfach an dein Team weitergeleitet, und ihr antwortet selbst, etwa bei einem Wunsch zur Sitzordnung. Hat ein Mensch im Gespräch geantwortet, mischt sich SmartChat AI bei dieser Nachricht nicht ein.

Können meine Leute an der Abendkasse mit antworten?

Ja. Alle WhatsApp-Gespräche laufen in einem gemeinsamen Postfach zusammen, und jedes Teammitglied antwortet von dort. Free hat 1 Platz im Team, Starter 3, Basic 6 und Pro 12.

Brauche ich für meine Veranstaltungen eine neue Telefonnummer?

Nein. Du sendest mit deiner eigenen Telefonnummer. Du verbindest sie mit SmartChat und bestätigst sie mit dem Code von Meta, der Firma hinter WhatsApp. Je Konto verbindest du eine Nummer.

Was kostet WhatsApp-Marketing für Event-Veranstalter?

Free kostet 0 € im Monat, läuft ohne Zeitlimit und braucht keine Kreditkarte. Darin sind 100 Nachrichten einmalig enthalten. Starter kostet 299 € im Monat mit 3.000 Nachrichten, Basic 499 € mit 6.000 und Pro 999 € mit unbegrenzt vielen. Senden kostet keine Credits. Alle Preise zzgl. MwSt., mehr unter Preise.

Was berechnet Meta für meine WhatsApp-Nachrichten?

Die Gebühren für WhatsApp-Nachrichten rechnet Meta direkt mit dir ab. Dafür hinterlegst du eine Zahlungsmethode in deinem Meta-Konto. An SmartChat zahlst du nur deinen Tarif. Die genauen Preise findest du hier.

Wie viele Automationen sind für meine Events dabei?

Free und Starter enthalten nur die feste Automation für neue Kontakte (Bestätigung und Danke). Eigene Automationen gibt es ab Basic: Basic hat 3, davon 1 fest, Pro unbegrenzt viele. Eine eigene Automation sendet automatisch, zum Beispiel die Erinnerung mit Einlass und Parken am Tag vor der Veranstaltung.

Wie meldet sich ein Gast von meinen WhatsApp-Nachrichten ab?

Wer deinen Newsletter bestätigt hat, kann sich jederzeit mit STOP abmelden. Ab diesem Moment sendet SmartChat ihm nichts mehr, und in deiner Kontaktliste steht er als abgemeldet.

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