Come raggiunge un'amministrazione condominiale i suoi inquilini più in fretta?

La risposta breve.

Un'amministrazione condominiale raggiunge più in fretta i suoi inquilini se per ogni tipo di messaggio usa il canale giusto e lo tiene breve. Le urgenze vanno sul cellulare, i documenti nell'e-mail, le questioni legali nella lettera. Con un numero di cellulare per inquilino e un consenso raggiungi anche gli inquilini che non rispondono mai al telefono.

Quale canale va con quale messaggio?

Per gli avvisi nello stabile, gli appuntamenti e le comunicazioni non serve un solo canale, serve un'assegnazione fissa. Questa panoramica si basa sull'esperienza e non è uno studio.

Perché le amministrazioni condominiali raggiungono così male i loro inquilini?

Gli inquilini sono raggiungibili, ma non dove li cerca l'amministrazione. Di giorno lavorano, la posta resta nella cassetta, l'avviso è appeso nell'androne e nessuno lo guarda. In più, ogni canale è adatto a qualcosa di diverso. Una comunicazione sulla chiusura dell'acqua domani mattina non può impiegare tre giorni ad arrivare.

Se gli inquilini non reagiscono, di solito dipende dal canale e non da loro. È una buona notizia, perché il canale lo puoi cambiare.

Cosa aiuta subito un'amministrazione condominiale a raggiungere gli inquilini più in fretta?

Cinque cose che puoi fare senza nuovo software. Vengono dalla pratica e sono consigli.

Primo: Raccogli da ogni inquilino il numero di cellulare e chiedi come preferisce essere informato. Secondo: Metti la frase più importante all'inizio: cosa succede, quando e cosa deve fare l'inquilino? Terzo: Indica sempre esattamente un referente con numero diretto. Quarto: Appendi l'avviso anche come foto, così potrai dimostrarlo in seguito. Quinto: Dividi gli stabili in gruppi, ad esempio per immobile e ingresso, così non tutti ricevono ogni avviso.

Come annunci artigiani e appuntamenti in modo che gli inquilini non li perdano?

Annuncia ogni appuntamento due volte: una con anticipo e una il giorno prima. Indica giorno, fascia oraria e cosa deve preparare l'inquilino, ad esempio l'accesso all'appartamento o i radiatori liberi. Una breve frase finale su chi contattare in caso di impedimento ti risparmia telefonate successive.

Scrivi le fasce orarie il più strette possibile. Chi sa che l'artigiano arriva tra le 9 e le 12 resta a casa più facilmente rispetto a un generico «in mattinata».

Quando conviene il marketing su WhatsApp per l'amministrazione condominiale?

WhatsApp conviene all'amministrazione condominiale quando devi inviare regolarmente gli stessi avvisi a molti inquilini e vuoi che vengano letti in fretta. Allora invii una newsletter con SmartChat a tutti i contatti che hanno dato il consenso. Senza consenso non invii: l'inquilino si iscrive da solo e conferma una volta, brevemente.

Ecco come appare un avviso per l'appuntamento con l'artigiano. Nome, data e orari sono esempi.

Inviare con SmartChat non costa crediti. Chi non vuole più ricevere messaggi scrive STOP. Maggiori informazioni nella pagina newsletter WhatsApp e nella pagina per amministrazioni condominiali.

Come ottieni il consenso dei tuoi inquilini?

Chiedi prima di inviare. Metti un codice QR nell'androne o nella lettera di benvenuto, con cui l'inquilino si iscrive da solo e conferma l'iscrizione una volta. Solo chi ha confermato riceve messaggi. Vale sia per i nuovi inquilini sia per quelli già presenti.

Spiega chiaramente a cosa servono i messaggi: appuntamenti nello stabile, avvisi sul riscaldamento o sui rifiuti. Niente pubblicità. Chi lo sa si iscrive più volentieri.

Quali errori fanno le amministrazioni condominiali nella comunicazione con gliinquilini?

L'errore più comune è inviare tutto a tutti. Così gli inquilini presto non leggono più nulla. Il secondo è un testo lungo senza un compito chiaro. Il terzo è non dire chi risponde se l'inquilino ha domande.

Dividi i tuoi avvisi in pochi tipi fissi: appuntamento nello stabile, indicazione sull'uso, comunicazione con scadenza. Così l'inquilino capisce già dalla prima riga se deve agire.