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Zapier mit SmartChat verbinden.

Ein Zap in Zapier meldet das Ereignis an deine Automation. SmartChat sendet danach die Nachricht in WhatsApp.

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Was in einem Zap geschieht.

Der Zap ist die Brücke zwischen deinem Programm und der geheimen Webhook-Adresse deiner Automation.

  1. Auslöser im Zap

    Dein Programm meldet in Zapier ein Ereignis, zum Beispiel eine neue Anfrage.

    Trigger

  2. Webhooks by Zapier

    Als Aktion sendest du die Angaben an die Adresse aus SmartChat. Zapier bietet dafür POST als Formular oder JSON.

    POST

  3. SmartChat sucht den Kontakt

    Telefonnummer oder Adresse aus den Daten führen zum richtigen Kontakt. Fehlen beide, legt SmartChat keinen an.

    Kontakt

  4. WhatsApp geht raus

    Deine Vorlage wird mit den Angaben gefüllt und gesendet.

    Nachricht

Eine Kita informiert alle Eltern auf einmal.

Der Zap meldet den Ausflug aus dem Kalender der Kita, SmartChat sendet jeder Familie die Hinweise für morgen. Fragen landen im Postfach.

  • Auslöser steht im Zap

    Du legst in Zapier fest, wann ein Ereignis gemeldet wird.

  • Jede Familie einzeln

    Jeder Kontakt bekommt seine eigene Nachricht, niemand sieht die anderen.

  • Als Vorlage

    Außerhalb des Postfachs sendet SmartChat nur von Meta freigegebene Vorlagen.

Vier Wege, Daten an SmartChat zu senden.

Die folgenden Aktionen bietet Webhooks by Zapier laut Beschreibung. Welche zu deinem Fall passt, hängt von deinem Programm ab.

  • POST an die Adresse deiner Automation

    POST

    Sendet eine einzelne Anfrage als Formular oder als JSON. Das ist der übliche Weg für neue Ereignisse.

  • Eigene Anfrage mit Rohdaten

    Custom Request

    Du gibst die Rohdaten der Anfrage selbst an. Das bringt mehr Kontrolle und weniger Spielraum für Fehler.

  • Anfrage mit Query-Angaben

    GET

    Sendet eine einzelne Anfrage mit optionalen Angaben in der Adresse.

  • Meldung eines Programms auffangen

    Catch Hook

    Startet einen Zap, sobald eine Anfrage an eine Zapier-Adresse kommt. So fängst du Meldungen anderer Programme auf.

Eine Baufirma meldet jeden Abschnitt.

Wimmer Bau trägt Termine und Fortschritte in sein Programm ein. Zapier gibt sie weiter, SmartChat informiert die Bauherren.

Sobald ein Termin eingetragen wird
Hände mauern Ziegel mit Mörtel
👋 Hallo Ruth,📐 am Dienstag um 14 Uhr kommt unser Bauleiter zum Aufmaß in euer Haus, er bringt alle Unterlagen und ein Lasermessgerät schon mit.🧱 Bitte lasst die Zugänge zum Keller und zum Dachboden frei, damit er überall Maß nehmen kann.📄 Falls ihr einen Plan oder Skizzen besitzt, legt sie gern bereit, das spart vor Ort viel Zeit.⏱️ Für den Termin planen wir zwei Stunden ein, danach bekommt ihr noch am selben Tag eine erste Einschätzung zu Umfang und Ablauf.📞 Seid ihr nicht da, schreibt uns kurz hier im Chat, dann verschieben wir den Besuch.🏠 Wir freuen uns auf euer Zuhause und auf alles, was daraus werden soll, bis bald.10:00
Anfahrt ansehen

Aufmaß angekündigt

Sobald ein Aufmaßtermin eingetragen ist, erfährt die Familie Zeit und Vorbereitung.

Sobald der Status wechselt
Modernes Haus mit Terrasse und Garten im Herbst
👋 Hallo Herbert,🧱 der Rohbau ist fertig, alle Mauern stehen und das Dach ist dicht, vielen Dank für euer Vertrauen in unser Team.🔨 Ab Montag beginnt der Innenausbau, zuerst kommen Elektrik, Heizungsrohre und die Leitungen für das Bad ins Mauerwerk.👷 Euer Ansprechpartner auf der Baustelle bleibt Herr Wimmer, er ist täglich ab sieben Uhr vor Ort.📸 Unter diesem Chat findet ihr ein Foto vom aktuellen Stand, schaut gern vorbei, ein Besuch ist nach Absprache jederzeit möglich.🗓️ Die nächste Abstimmung zu Fenstern und Türen planen wir für Freitag, sagt uns bitte eure Wunschzeit.💬 Offene Fragen beantworten wir euch gern hier im Chat, ganz ohne Umweg.10:00
Baustelle ansehen

Rohbau fertig

Ändert sich der Status des Projekts, folgt die nächste Information.

Zwei Tage vor der Abnahme
Baustelle mit Kränen und Lastwagen unter klarem Himmel
👋 Hallo Werner,🔑 eure Abnahme findet am Donnerstag um 11 Uhr statt, wir gehen gemeinsam mit euch Raum für Raum durch und prüfen jede Steckdose.📝 Notiert euch gern vorab alle Auffälligkeiten, wir halten sie im Protokoll fest und kümmern uns darum.🧰 Unser Bauleiter hat Werkzeug dabei, kleine Dinge erledigt er direkt vor Ort.🔌 Prüft bitte vorher, ob Strom und Wasser freigeschaltet sind, sonst können wir nicht alles testen.📦 Die Schlüssel übergeben wir am Ende des Rundgangs, inklusive Pflegehinweisen für den Außenbereich.🙂 Wir sind gespannt, wie euch das fertige Ergebnis nach all den Monaten gefällt.10:00
Termin ansehen

Abnahme vorbereitet

Vor der Übergabe bekommt die Familie den Ablauf des Rundgangs.

Die Verbindung in vier Schritten.

Du brauchst ein Konto bei Zapier und Zugang zu den Automationen in SmartChat als Admin.

  1. 1

    Ziel im AI Chat nennen

    Schreib, was bei einem Ereignis aus einer App geschehen soll.

    Wenn Zapier eine neue Anfrage meldet, sende dem Kontakt eine Bestätigung per WhatsApp.
  2. 2

    Filter festlegen

    Optional lässt du die Automation nur bei bestimmten Angaben starten.

    Starte nur, wenn der Status gleich Bestätigt ist.
  3. 3

    Adresse kopieren

    Nach dem Anlegen erscheint die geheime Adresse zum Kopieren in der Automation.

    Zeig mir die Webhook-Adresse dieser Automation.
  4. 4

    Im Zap eintragen

    Füge die Adresse in der Aktion Webhooks by Zapier ein und schalte den Zap ein.

    Aktion POST, Adresse aus SmartChat

Ein Reisebüro sendet die Unterlagen rechtzeitig.

Zwei Wochen vor dem Abflug meldet Zapier die Buchung, SmartChat sendet die wichtigsten Hinweise. Rückfragen beantwortest du im Chat.

  • Zeitpunkt aus dem Zap

    Wann die Meldung ankommt, legst du in Zapier fest.

  • Antwort im Postfach

    Schreibt die Kundin zurück, siehst du es im Postfach.

Ein Zap ohne und mit WhatsApp.

Zap ohne SmartChat

  • Der Zap trägt Daten in Listen ein, aber niemand schreibt dem Kontakt.
  • Hinweise an Kunden entstehen per Hand und zu spät.
  • Rückfragen verteilen sich auf mehrere Kanäle.

Zap mit SmartChat

  • Der Zap endet mit einer WhatsApp an den Kontakt.
  • Der Text wird einmal im AI Chat festgelegt.
  • Antworten laufen im Postfach zusammen.
  • Wer STOP schreibt, wird abgemeldet.

Häufig gestellte Fragen zu Zapier und SmartChat.

Gibt es eine SmartChat-App in Zapier?

Nein, noch nicht. SmartChat hat dort keine freigegebene App. Du verbindest beide über die geheime Webhook-Adresse deiner Automation und die API.

Welche Aktion in Zapier nutze ich?

Üblich ist die Aktion POST von Webhooks by Zapier, sie sendet Angaben als Formular oder JSON. Für mehr Kontrolle gibt es Custom Request.

Was ist Catch Hook?

Ein Auslöser in Zapier, der bei einer eingehenden Anfrage startet. Du brauchst ihn, wenn ein anderes Programm direkt an Zapier meldet.

Wie bekomme ich die Adresse?

Nachdem du die Automation angelegt hast, steht die geheime Adresse in ihr zum Kopieren. Vorher gibt es sie noch nicht.

Was passiert ohne Telefonnummer?

Dann kann SmartChat keine WhatsApp senden und überspringt diesen Schritt.

Meldet mein Programm nur Kennungen?

Manche Programme senden Nummern statt Werten. Dann lässt du Zapier die Werte zuerst holen und gibst sie danach an SmartChat weiter.

Kann ich nach Feldern filtern?

Ja, zum Beispiel nur wenn ein Status einem bestimmten Wert entspricht. Alles andere startet nichts.

Wer richtet die Automation ein?

Das tut ein Admin im AI Chat. SmartChat AI zeigt die Automation, bevor sie läuft.

Wie viele Automationen sind bei Zapier-Abläufen drin?

Mit Free und Starter gibt es die feste Automation für neue Kontakte, Basic bringt drei mit, davon eine feste, Pro hat beliebig viele. Eine Automation mit Auslöser aus einer App zählt als zusätzliche.

Was zahle ich für SmartChat?

Free kostet 0 €, Starter 299 €, Basic 499 € und Pro 999 € im Monat, jeweils plus MwSt. Der Versand und jeder Lauf kosten keine Credits. Gebühren von Meta findest du hier.

Warum nur Vorlagen?

Alles außerhalb des Postfachs geht als Vorlage raus, die Meta geprüft und freigegeben hat. SmartChat AI formuliert sie und reicht sie ein.

Wie meldet sich ein Kontakt ab?

Mit dem Wort STOP. Er wird sofort abgemeldet und bekommt danach keine Nachricht mehr.

Starte den Zap. Dein System steht in 60 Sekunden.

Du trägst deine Webseite ein, SmartChat AI baut in 60 Sekunden dein WhatsApp-System. Danach verbindest du Zapier mit der Webhook-Adresse.

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