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QuickBooks mit SmartChat verbinden.

Verbinde QuickBooks mit einem Klick im AI Chat. Dann erreichen Rechnung, Angebot und Gutschrift deine Kontakte in WhatsApp.

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So baust du den Rechnungsablauf im AI Chat.

Du schreibst die Regel in normalen Sätzen. SmartChat AI macht daraus eine Automation und legt sie dir vor.

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    QuickBooks verbinden

    Auf die Karte im AI Chat folgt das Anmeldefenster von QuickBooks. Dort wählst du die Firma und erlaubst den Zugriff.

    Ich möchte QuickBooks mit SmartChat verbinden.
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    Das Ziel beschreiben

    Du nennst Ereignis, Empfänger und Inhalt der Nachricht.

    Erinnere Kontakte per WhatsApp an offene Rechnungen, eine Woche nach dem Rechnungsdatum.
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    Einen Filter setzen

    Mit einem Filter auf ein Feld entscheidest du, welche Ereignisse zählen.

    Sende die Erinnerung nur, wenn der Status gleich offen ist.
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    Prüfen und starten

    Du siehst die Automation, bevor sie läuft. Änderungen kannst du später zurücknehmen.

    Zeig mir den Ablauf vor dem Start.

Von der Rechnung bis zum Angebot.

Buchhaltung erzeugt Anlässe, über die Kontakte gern früher Bescheid wüssten. Hier drei aus drei Praxen und Geschäften.

Tippe auf einen Anlass, dann wechselt das Handy.

Gültigkeit und nächster Schritt im Überblick.

Ruhig erinnert, mit klarem Weg zur Zahlung.

Abholzeiten und Botendienst stehen drin.

Wie Zahlungshinweise in WhatsApp wirken.

  • Persönlich, nicht amtlich

    Der Ton bleibt freundlich, die Nachricht nennt Betrag und Weg zur Zahlung klar.

  • Rückfragen im Postfach

    Antwortet jemand, siehst du es im Postfach und entscheidest selbst.

  • Freigegebene Vorlage

    SmartChat sendet außerhalb des Postfachs nur Vorlagen, die Meta geprüft hat.

Wie QuickBooks und WhatsApp zusammenfinden.

Ein Ereignis aus QuickBooks erreicht die geheime Webhook-Adresse deiner Automation. Ein Filter prüft, ob es zur Regel passt.

  1. Etwas ändert sich

    Eine Rechnung wird angelegt oder bezahlt, wie bisher in QuickBooks.

    QuickBooks

  2. Das Ereignis geht raus

    Es kommt direkt aus dem Programm oder über Make, Zapier oder n8n an die Webhook-Adresse.

    Webhook

  3. Der Filter prüft

    Zum Beispiel "nur wenn Status gleich bezahlt". Alles andere löst nichts aus.

    Filter

  4. Die Nachricht wird gesendet

    SmartChat findet den Kontakt per Telefonnummer und sendet die WhatsApp.

    Telefonnummer

Rechnungen ohne Nachlaufen.

Mit Papier und Telefon

  • Offene Rechnungen findest du erst, wenn du Listen durchgehst.
  • Erinnerungen schreibst du einzeln, oft zu spät.
  • Kunden fragen nach Belegen und Nummern am Telefon.
  • Gutschriften und Korrekturen erreichen Kunden gar nicht.

QuickBooks mit SmartChat

  • Die Erinnerung geht an alle Kontakte mit offener Rechnung.
  • Beleg, Betrag und Weg zur Zahlung stehen in der Nachricht.
  • Rückfragen landen im Postfach, nicht im Telefon.
  • Deine Regel steht einmal, danach läuft sie von allein.

Auch eine Gutschrift will erklärt sein.

Wer zweimal gezahlt hat, bekommt sein Geld zurück und möchte es wissen. Die Nachricht beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.

  • Klar benannt

    Betrag, Nummer und Beleg stehen in einer Nachricht.

  • Ohne Unmut

    Eine freundliche Erklärung nimmt Spannung aus dem Thema.

  • Für das ganze Team

    Alle im Team sehen dieselbe Antwort im Postfach.

Diese Aktionen kennt die Doku von QuickBooks.

Eine Automation kann sie ausführen. Welche passt, richtet sich nach dem Ziel, das du SmartChat AI nennst.

  • Lege jeden neuen Kontakt aus der Landingpage in QuickBooks als Kunden an.

    Kunden anlegen

    Ein neuer Kontakt wird als Kunde in QuickBooks angelegt.

  • Erstelle nach jeder bestätigten Terminanfrage eine Rechnung für den Kunden.

    Rechnung erstellen

    Für einen Kunden entsteht eine Verkaufsrechnung.

  • Erstelle ein Angebot und teile den Betrag dem Kontakt in WhatsApp mit.

    Angebot erstellen

    QuickBooks legt ein Angebot an, das du dem Kontakt nennst.

  • Erfasse die Zahlung, sobald der Kontakt Bezahlt antwortet.

    Zahlung erfassen

    Eine eingegangene Zahlung wird einer Rechnung zugeordnet.

  • Stelle bei doppelter Zahlung eine Gutschrift aus und informiere den Kontakt.

    Gutschrift ausstellen

    Ein Betrag wird dem Kunden gutgeschrieben.

  • Hole jeden Montag den Bericht zu offenen Forderungen.

    Bericht zu offenen Posten

    QuickBooks erzeugt einen Bericht über offene Forderungen.

Häufig gestellte Fragen zu QuickBooks und SmartChat.

Wie verbinde ich QuickBooks mit SmartChat?

Schreib im AI Chat, dass du QuickBooks verbinden willst. SmartChat AI zeigt dir eine Karte mit dem Button zum Verbinden. Danach öffnet sich das Anmeldefenster von QuickBooks, du wählst deine Firma und erlaubst den Zugriff.

Wo gebe ich mein Passwort ein?

Nur im Anmeldefenster von QuickBooks. SmartChat erhält dein Passwort nicht.

Ersetzt SmartChat meine Buchhaltung?

Nein. SmartChat nimmt kein Geld an und führt keine Bücher. Es sendet WhatsApp-Nachrichten zu dem, was in QuickBooks geschieht.

Wie erfährt SmartChat von einer Rechnung?

Eine Automation mit dem Auslöser "Ereignis aus einer App" bekommt eine geheime Webhook-Adresse. Das Ereignis kommt direkt aus dem Programm, wenn es Webhooks sendet, sonst über Make, Zapier oder n8n.

Kann ich festlegen, welche Rechnungen eine Nachricht auslösen?

Ja. Ein Filter auf Felder erlaubt zum Beispiel "nur wenn Status gleich offen". Alle anderen Ereignisse lösen nichts aus.

Was geschieht, wenn QuickBooks nur Kennungen sendet?

Manche Programme senden Kennungen statt Werte. Dann holt Make, Zapier oder n8n die Werte und gibt sie weiter.

Und ohne Telefonnummer?

Dann kann SmartChat keine WhatsApp senden und überspringt den Schritt.

Welche Aktionen führt eine Automation in QuickBooks aus?

Laut Doku unter anderem Kunden anlegen, Rechnungen, Angebote, Zahlungen und Gutschriften erstellen und einen Bericht zu offenen Forderungen holen.

Ist das eine offizielle QuickBooks-App?

Nein. Zwischen SmartChat und QuickBooks besteht keine offizielle Partnerschaft.

Wie viele Automationen sind enthalten?

Eine Automation mit QuickBooks gilt als zusätzliche. Free und Starter bieten die feste Automation für neue Kontakte, Basic drei (eine feste) und Pro beliebig viele.

Wie hoch sind die Kosten?

Free kostet 0 €, Starter 299 €, Basic 499 € und Pro 999 € pro Monat, jeweils zuzüglich MwSt. Versand und Läufe der Automationen verbrauchen keine Credits. Die Gebühren von Meta findest du hier.

Wie sende ich außerhalb des Postfachs, und wie meldet man sich ab?

SmartChat sendet dann als Vorlage, die Meta geprüft und freigegeben hat; SmartChat AI schreibt und reicht sie ein. Wer STOP schreibt, wird sofort abgemeldet und erhält nichts mehr.

Weniger Nachlaufen bei Rechnungen. In 60 Sekunden steht dein System.

Gib deine Webseite ein, und SmartChat AI baut Landingpage, Bestätigungs- und Dankesnachricht. Danach verbindest du QuickBooks im AI Chat.

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