Zum Inhalt springen

Outlook mit SmartChat verbinden.

Verbinde Outlook im AI Chat. Dann erfährt jeder Kontakt am Vortag in WhatsApp, was ansteht.

Jetzt kostenlos testen

Termine aus Outlook werden zu Nachrichten.

Was in deinem Outlook-Kalender steht, erfährt dein Kontakt am Vortag in WhatsApp. Drei Betriebe zeigen, wie das aussieht.

Unterlagen, Dauer und Parkplatz stehen schon in der Nachricht.

Was der Berater sehen will, weiß der Kunde vorher.

Zeitfenster, Menge und Ansprechpartner am Vortag.

Vom Kalenderblatt in den Chat.

Outlook meldet ein neues Ereignis über ein Werkzeug wie Make, Zapier oder n8n an die geheime Webhook-Adresse deiner Automation.

  1. Eintrag in Outlook

    Dein Team legt den Termin an, wie es das immer tut.

    Outlook

  2. Ereignis wandert weiter

    Das Werkzeug sendet die Daten an die Adresse deiner Automation. Eine Telefonnummer muss darin stehen.

    Webhook

  3. Kontakt wird gefunden

    SmartChat sucht die Nummer in deinen Kontakten und startet den Ablauf.

    Kontakt

  4. Erinnerung in WhatsApp

    Die freigegebene Vorlage geht mit den Daten des Termins an deinen Kontakt.

    Vorlage

Drei Sätze im AI Chat, mehr brauchst du nicht.

Du beschreibst das Ziel, SmartChat AI baut die Automation und legt sie dir zur Prüfung vor.

  1. 1

    Outlook verbinden

    Du schreibst, dass du Outlook verbinden willst. Es erscheint eine Karte mit dem Button zum Verbinden.

    Verbinde Outlook mit SmartChat.
  2. 2

    Das Ziel beschreiben

    Du nennst, wer wann welche Nachricht bekommt.

    Sende jedem Kontakt einen Tag vor seinem Beratungsgespräch eine WhatsApp mit den Unterlagen, die er mitbringen soll.
  3. 3

    Ablauf prüfen

    SmartChat AI zeigt dir die Automation, bevor sie das erste Mal läuft.

    Zeig mir die Automation zur Kontrolle.

Was SmartChat in Outlook auslösen kann.

Laut Übersicht der Verbindung gibt es diese Aktionen. SmartChat AI wählt die passende nach deinem Ziel.

  • Trag jeden neuen Kontakt als Beratungstermin in Outlook ein.

    Termin eintragen

    Meldet sich ein Kontakt über deine Landingpage an, legt die Automation einen Kalendereintrag an.

  • Such passende Zeiten, bevor du dem Kontakt Wunschtage nennst.

    Freie Zeiten suchen

    Die Automation kann nach Terminvorschlägen suchen oder Frei und Belegt abfragen. Die Terminvorschläge gelten nur für Geschäfts- und Schulkonten.

  • Lege jeden Kontakt, der sich anmeldet, auch in Outlook an.

    Kontakt anlegen

    Neue Kontakte aus SmartChat können als Kontakt in Outlook landen.

  • Nimm Einladungen von Stammkunden automatisch an.

    Einladung beantworten

    Eine Einladung lässt sich annehmen oder ablehnen.

  • Sage den Termin in Outlook ab, sobald der Kontakt hier im Chat absagt.

    Termin absagen

    Ein Ereignis lässt sich absagen, die Teilnehmer erfahren davon.

So sieht es vor Ort aus.

  • Zum richtigen Zeitpunkt

    Wann die Nachricht rausgeht, bestimmt das Werkzeug, das den Termin meldet.

  • Mit Freigabe von Meta

    Außerhalb des Postfachs sendet SmartChat nur Vorlagen, die Meta geprüft und freigegeben hat.

  • Antworten im Postfach

    Was dein Kontakt zurückschreibt, liest du im Postfach.

Der Kalender allein oder mit WhatsApp.

Nur Outlook

  • Der Termin steht im Kalender, aber dein Kontakt hat ihn nicht im Kopf.
  • Nachrichten zu Unterlagen schreibst du einzeln.
  • Absagen erfährst du spät.
  • Nach dem Termin fragt niemand nach.

Outlook plus SmartChat

  • Der Eintrag löst die Erinnerung von selbst aus.
  • Unterlagen und Ort stehen in der Nachricht.
  • Absagen kommen im Postfach an.
  • Nachfassen läuft als zweite Automation.

Zwei Tage später folgt das Nachfassen.

Ein zweiter Ablauf wartet nach dem Besuch zwei Tage und sendet dann die nächste Nachricht. Wie viele Automationen du anlegen darfst, hängt vom Tarif ab.

  • Zeitgesteuert

    Der Auslöser ist ein Zeitpunkt nach dem Ereignis.

  • Persönlich

    Name und Thema stammen aus dem Eintrag.

Häufig gestellte Fragen zu Outlook und SmartChat.

Wie verbinde ich Outlook mit SmartChat?

Schreib im AI Chat, dass du Outlook verbinden willst. SmartChat AI zeigt eine Karte mit dem Button zum Verbinden. Danach öffnet sich das Anmeldefenster von Outlook, du wählst dein Konto und erlaubst den Zugriff. Dein Passwort gibst du nur dort ein.

Versendet SmartChat auch E-Mails über Outlook?

Nein. SmartChat sendet ausschließlich WhatsApp. Outlook bleibt dein Programm für Kalender und Kontakte, die Nachricht an deinen Kontakt geht in WhatsApp raus.

Welche Aktionen gibt es in Outlook?

In der Übersicht der Verbindung stehen unter anderem Kalendereinträge anlegen, absagen, annehmen und ablehnen, Kontakte anlegen, die Kalenderansicht eines Zeitraums lesen und freie Zeiten abfragen. Welche Aktion läuft, richtet sich nach deinem Ziel.

Kann SmartChat Termine aus Outlook erkennen?

Ereignisse aus Outlook erreichen SmartChat über die geheime Webhook-Adresse einer Automation. Ein Werkzeug wie Make, Zapier oder n8n meldet sie dorthin. Steht keine Telefonnummer im Ereignis, überspringt SmartChat den Schritt.

Funktionieren Terminvorschläge mit jedem Konto?

Die Suche nach gemeinsamen Terminen funktioniert laut Übersicht nur mit Geschäfts- und Schulkonten. Frei und Belegt lässt sich für Adressen abfragen.

Kann ich einen Kontakt aus SmartChat in Outlook anlegen?

Ja, eine Automation kann einen Kontakt in deinen Outlook-Kontakten anlegen. Das ist ein zusätzlicher Schritt in deinem Ablauf.

Wer darf die Verbindung einrichten?

Nur Admins bauen Automationen und ändern sie mit SmartChat AI. Dein Team liest weiterhin Antworten im Postfach.

Wie viele Automationen darf ich mit Outlook anlegen?

Eine Automation mit Outlook zählt als zusätzliche Automation. Free und Starter haben nur die feste für neue Kontakte, Basic bietet 3 und Pro unbegrenzt viele.

Was bezahle ich dafür?

SmartChat kostet 0 € im Free-Tarif und 299 €, 499 € oder 999 € im Monat bei Starter, Basic und Pro, jeweils plus MwSt. Das Senden und jeder Lauf einer Automation brauchen 0 Credits. Meta stellt eigene Gebühren je Nachricht in Rechnung, die Preise liegen hier.

Muss Meta meine Nachrichten freigeben?

Ja, wenn sie außerhalb des Postfachs rausgehen. SmartChat AI schreibt die Vorlage und reicht sie bei Meta ein. Erst nach der Freigabe läuft die Erinnerung. Wie lange das dauert, entscheidet Meta.

Was passiert bei STOP?

Wer STOP schreibt, wird sofort abgemeldet und bekommt danach keine Nachricht mehr, auch keine Erinnerung zu einem Termin.

Verbinde Outlook. In 60 Sekunden steht dein System.

Gib deine Webseite ein, SmartChat AI baut Landingpage, Bestätigungs- und Dankesnachricht in 60 Sekunden. Danach verbindest du Outlook im AI Chat.

Kostenlos testen