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Calendly mit SmartChat verbinden.

Wer über Calendly bucht, bekommt automatisch eine WhatsApp. Du legst den Ablauf einmal im AI Chat fest.

Kostenfrei starten

Vom Klick im Buchungslink zur WhatsApp.

Calendly meldet eine neue Buchung an die geheime Webhook-Adresse deiner Automation. Ab da arbeitet SmartChat allein weiter.

  1. Jemand bucht

    Dein Kontakt wählt in Calendly einen freien Zeitpunkt aus.

    Calendly

  2. Die Buchung wird gemeldet

    Calendly sendet die Daten an deine Webhook-Adresse, bei Bedarf über Make, Zapier oder n8n.

    Webhook-Eingang

  3. Die Automation startet

    SmartChat sucht den Kontakt über seine Telefonnummer. Fehlt sie in den Daten, überspringt SmartChat den Schritt.

    Ereignis aus einer App

  4. Die Nachricht geht raus

    Dein Kontakt liest deine Bestätigung in WhatsApp, als von Meta freigegebene Vorlage.

    WhatsApp

Drei Wege, auf denen Buchungen weiterarbeiten.

Nicht jede Branche braucht dieselbe Nachricht. Calendly liefert das Ereignis, du bestimmst, was daraus wird.

Die Erinnerung nennt gleich, welche Unterlagen mitzubringen sind.

Nach dem Gespräch folgt eine kleine Aufgabe und der Link zum Folgetermin.

Wer abspringt, bekommt sofort Alternativen angeboten.

Calendly verbinden, ohne Technik.

Du brauchst keinen Entwickler. Du schreibst ein paar Sätze, und SmartChat AI baut den Rest.

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    Schreib es in den AI Chat

    Nenne Calendly, SmartChat AI zeigt dir eine Karte mit dem Button zum Verbinden.

    Ich möchte Calendly mit SmartChat verbinden.
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    Erlaube den Zugriff

    Das Anmeldefenster von Calendly öffnet sich. Du wählst dein Konto und erlaubst den Zugriff. Dein Passwort gibst du nur dort ein.

    Anmeldung bei Calendly, nicht bei SmartChat.
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    Beschreibe das Ziel

    Du beschreibst in normalen Sätzen, wer wann was bekommen soll.

    Sende jedem Kontakt nach seiner Calendly-Buchung eine Bestätigung per WhatsApp.
  4. 4

    Prüfe und schalte ein

    SmartChat AI zeigt dir die Automation mit Auslöser und Nachricht, bevor sie läuft. Änderungen kannst du rückgängig machen.

    Auslöser: Ereignis aus einer App, Filter und Nachricht stehen zur Prüfung bereit.

So sieht es beim Kontakt aus.

  • Mit Datum und Uhrzeit

    Die Nachricht nennt den Zeitpunkt, den dein Kontakt in Calendly selbst gewählt hat.

  • Von Meta freigegebene Vorlage

    Außerhalb des Postfachs sendet SmartChat nur Vorlagen, die Meta geprüft hat. SmartChat AI schreibt sie und reicht sie ein.

  • Antworten im Postfach

    Schreibt dein Kontakt zurück, landet die Nachricht in deinem Postfach.

Was eine Automation in Calendly tun kann.

Neben dem Senden der WhatsApp kann eine Automation Aktionen in Calendly ausführen. SmartChat AI wählt die passende nach deinem Ziel.

  • Lege für jeden neuen Kontakt aus der Landingpage einen Einmal-Buchungslink für das Erstgespräch an.

    Einmal-Buchungslink anlegen

    Für jeden Interessenten entsteht ein Link, der nach einer Buchung verfällt.

  • Wenn ein Kontakt das Stichwort Absagen schreibt, sage seinen Calendly-Termin ab.

    Termin absagen

    Calendly benachrichtigt die Gäste, wenn ein Termin abgesagt wird.

  • Hole bei jeder neuen Anmeldung die freien Zeiten für das Erstgespräch.

    Freie Zeiten abrufen

    Offene Zeitfenster eines Ereignistyps, bis zu 7 Tage im Voraus.

  • Rufe nach jeder Buchung die Gäste ab und sende jedem eine Bestätigung.

    Gäste einer Buchung lesen

    Eine Automation kann die Teilnehmer eines Termins abrufen.

  • Markiere den Gast in Calendly als nicht erschienen, sobald ich am Kontakt eine Notiz mit dem Wort Fehlt hinzufüge.

    Gast als abwesend markieren

    Wer nicht erschienen ist, lässt sich in Calendly kennzeichnen.

Buchungen mit und ohne Folgenachricht.

Nur Calendly

  • Die Bestätigung von Calendly wird leicht übersehen.
  • Wer die Buchung vergisst, kommt nicht und der Slot bleibt leer.
  • Nachfassen nach dem Gespräch vergisst du im Alltag.
  • Absagen erfährst du, wenn du zufällig in den Kalender schaust.

Calendly mit SmartChat

  • Die Bestätigung liest dein Kontakt in WhatsApp.
  • Die Erinnerung geht automatisch zum Zeitpunkt raus, den du festlegst.
  • Nach dem Gespräch folgt das Nachfassen ohne dein Zutun.
  • Antworten und Absagen siehst du im Postfach.

Ein Probetraining ohne Rückfragen.

Der Kontakt bucht über Calendly und erhält die Details am Vorabend. Die Antwort darauf liest dein Team im Postfach.

  • Alles Wichtige in einer Nachricht

    Uhrzeit, Kleidung und Ort stehen zusammen und müssen nicht erfragt werden.

  • Absagen zählen mit

    Wer nicht kann, schreibt zurück. Du erfährst es, bevor der Kunde im Studio fehlt.

  • Für jeden Kontakt einzeln

    Jeder Kontakt erhält seine eigene Nachricht mit seinem Namen.

Fragen zu Calendly und SmartChat.

Wie verbinde ich Calendly mit SmartChat?

Nenne Calendly im AI Chat. SmartChat AI zeigt dir eine Karte mit dem Button zum Verbinden, danach öffnet sich das Anmeldefenster von Calendly. Du wählst dein Konto und erlaubst den Zugriff.

Gebe ich SmartChat mein Calendly-Passwort?

Nein. Du meldest dich im Fenster von Calendly an, dein Passwort gibst du nur dort ein.

Wie erfährt SmartChat von einer neuen Buchung?

Calendly sendet die Buchung als Ereignis an die geheime Webhook-Adresse deiner Automation. Kann das Programm das nicht direkt, übernehmen Make, Zapier oder n8n die Weitergabe.

Was passiert, wenn in der Buchung keine Telefonnummer steht?

Dann kann SmartChat keine WhatsApp senden und überspringt den Schritt. Frage die Nummer deshalb in deinem Buchungsformular ab.

Kann ich eine Absage in Calendly auswerten?

Ja, wenn Calendly auch Absagen als Ereignis an deine Webhook-Adresse meldet. Ein Filter auf Felder trennt Buchung und Absage, jede bekommt ihre eigene Nachricht.

Welche Aktionen in Calendly sind möglich?

Laut Verzeichnis der Aktionen kann eine Automation zum Beispiel Einmal-Buchungslinks anlegen, Termine absagen, freie Zeiten abrufen, Gäste lesen und Gäste als nicht erschienen markieren. Direkt buchen setzt laut Doku einen bezahlten Calendly-Plan voraus.

Kann ich mehrere Termintypen unterschiedlich behandeln?

Ja. Ein Filter auf Felder des Ereignisses, zum Beispiel den Namen des Termintyps, leitet die Buchung in die passende Nachricht. Mit dem Aufteiler gehen bis zu 6 Wege.

Wer darf die Calendly-Automation bauen?

Nur Admins. Nur sie nutzen SmartChat AI, um Automationen zu bauen oder zu ändern.

Wie viele Automationen darf ich anlegen?

Free und Starter haben je eine, nämlich die feste für neue Kontakte. Basic hat drei, davon eine feste, Pro unbegrenzt. Eine Automation mit Calendly zählt als zusätzliche.

Was kostet eine Nachricht nach der Buchung?

SmartChat verlangt für Versand und Lauf der Automation 0 Credits. Meta berechnet eigene Gebühren, die Preise stehen hier. Die Tarife findest du unter Preise.

Darf ich jede Nachricht frei formulieren?

Nachrichten außerhalb des Postfachs sendet SmartChat nur als Vorlage, die Meta geprüft und freigegeben hat. SmartChat AI schreibt die Vorlage und reicht sie ein. Antworten im offenen Fenster laufen im Postfach.

Was passiert bei STOP?

Schreibt ein Kontakt STOP, meldet SmartChat ihn sofort ab, und er bekommt weder Newsletter noch Automationen. Ein abgemeldeter Kontakt erhält auch deine Buchungsnachrichten nicht mehr.

Ist das eine offizielle Calendly-App?

Nein. Calendly ist eine Marke des jeweiligen Inhabers. Es besteht keine offizielle Partnerschaft zwischen SmartChat und Calendly.

Aus jeder Buchung wird eine Beziehung. In 60 Sekunden steht dein System.

Gib deine Webseite ein, und SmartChat AI baut Landingpage, Bestätigungs- und Dankesnachricht. Danach verbindest du Calendly im AI Chat.

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