Zahnarzt Recall: Patienten kommen zur Kontrolle zurück.
Ein Zahnarzt Recall für Patienten klappt mit einer festen Liste, einem Zeitplan und kurzen Erinnerungen: Du fragst früh an, erinnerst vor dem Termin und fasst bei Schweigen genau einmal nach.
Wie baust du einen Zahnarzt Recall für Patienten auf?
Ein Zahnarzt Recall für Patienten besteht aus drei festen Dingen: einer Liste, wer wann zur Kontrolle fällig ist, einem Zeitplan für die Erinnerungen und einem Text, den dein Team nicht jedes Mal neu schreiben muss. Die Zeiten in der Tabelle sind Empfehlungen aus der Erfahrung, keine Vorgaben.
| Schritt | Wann | Was passiert |
|---|---|---|
| Fällig prüfen | Einmal pro Woche | Du ziehst die Liste der Patienten, deren letzte Kontrolle lange genug zurückliegt. |
| Erste Anfrage | Ein bis zwei Monate vorher | Kurze Nachricht mit zwei bis drei Terminvorschlägen. |
| Termin bestätigen | Direkt nach der Zusage | Datum, Uhrzeit und Kalenderlink zurücksenden. |
| Erinnerung | Kurz vor dem Termin | Eine Zeile mit Datum und Uhrzeit. |
| Nachfassen | Wenn keine Antwort kommt | Genau eine freundliche zweite Nachricht. |
Warum vergessen Patienten ihre Kontrolltermine?
Patienten vergessen Kontrolltermine meist nicht aus Desinteresse, sondern weil der Termin Monate entfernt ist und nichts sie daran erinnert. Dazu kommt, dass eine Kontrolle ohne Beschwerden selten dringend wirkt. Aus der Erfahrung hilft deshalb nicht Druck, sondern ein einfacher Weg: Der Patient muss nur zusagen und bekommt den Termin fertig in den Kalender.
Frage dich in deiner Praxis ehrlich: Wer meldet sich bei einem fälligen Patienten, und wann? Fehlt eine klare Antwort, ist das die Lücke.
Was schreibst du in die erste Recall-Nachricht?
Schreibe kurz, mit Vornamen, einem Grund und zwei bis drei Terminvorschlägen. Verzichte auf Gesundheitsdetails und auf Druck. Alle Namen und Zeiten unten sind Beispiele.
Beispieltext, bitte an deine Praxis anpassen.
Wie erinnerst du, ohne zu nerven?
Erinnere einmal vor dem Termin und fasse bei Schweigen einmal nach, mehr nicht. Danach bleibt der Patient auf der Liste und wird bei seinem nächsten Besuch persönlich gefragt. Das schützt das Verhältnis. Hilfreich ist ein Kalenderlink in der Bestätigung: Der Termin liegt dann im Handy des Patienten und meldet sich selbst.
Für Patienten, die lange nicht da waren, nimm einen eigenen, freundlichen Text ohne Vorwurf. Etwa: Wir haben dich länger nicht gesehen, magst du einen Termin?
Wie läuft der Recall mit SmartChat?
Mit SmartChat läuft der Recall per WhatsApp. Eine WhatsApp-Nachricht wird zu 98 % gelesen, E-Mails werden nur zu 15 bis 20 % geöffnet (Angabe des SmartChat-Gründers). Du sendest die Kontrollanfrage als Follow-up und planst eine zweite Nachricht für den Fall, dass keine Antwort kommt. In der Bestätigung hängt ein iCal-Link, mit dem sich der Termin im Kalender des Patienten speichert.
Bevor du Patienten anschreibst, müssen sie zugestimmt haben. SmartChat sendet Newsletter und Follow-ups nur an bestätigte Kontakte, die Abmeldung geht per STOP. Nachrichten außerhalb eines laufenden Gesprächs gehen als von Meta freigegebene Vorlage. Mehr zu deiner Branche findest du unter SmartChat für Zahnärzte, den Ablauf erklärt Automationen.
Grenze: SmartChat sendet nur über WhatsApp. Wer lieber per Brief oder Anruf erinnert, bleibt dabei.
Häufig gestellte Fragen zum Recall in der Zahnarztpraxis.
Wie früh sollte eine Praxis an die Kontrolle erinnern?
Dafür gibt es keine feste Regel. Aus der Erfahrung hat sich bewährt, ein bis zwei Monate vorher zu fragen und kurz vor dem Termin noch einmal zu erinnern.
Wie oft darf ich einen Patienten nachfassen?
Eine Nachfrage nach der ersten Nachricht reicht meist. Wer dann nicht antwortet, bekommt keine weitere, sondern wird bei seinem nächsten Besuch persönlich gefragt.
Was gehört in eine Recall-Nachricht?
Der Vorname, der Anlass in einem Satz, zwei bis drei Terminvorschläge und eine einfache Antwortmöglichkeit. Gesundheitsdetails gehören nicht hinein.
Brauche ich für Erinnerungen per Nachricht eine Einwilligung?
Ja, hole sie dir vorher ein und halte sie fest. Wie das genau für deine Praxis geregelt sein muss, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Rechtsberatung.
Wie hilft ein iCal-Link bei vergessenen Terminen?
Der Patient tippt auf den Link und der Termin liegt in seinem Handy-Kalender, samt Erinnerung. Er muss nichts abtippen.
Was mache ich mit Patienten, die lange nicht da waren?
Schreibe sie getrennt von der normalen Liste an, mit einem freundlichen Text ohne Vorwurf und einem konkreten Terminvorschlag.
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Stand: Von SmartChat Team