Wie erinnert eine Arztpraxis Patienten sinnvoll?

Die kurze Antwort.

Eine Arztpraxis erinnert Patienten sinnvoll, wenn die Erinnerung zur richtigen Zeit kommt, den Termin nennt und mit einem Schritt zum Bestätigen oder Absagen endet. Eine Erinnerung am Tag vorher, kurz und ohne Angabe des Behandlungsgrunds, hilft den meisten Praxen am besten. Das ist eine Erfahrungsempfehlung, keine Vorgabe.

Welche Erinnerung passt zu welchem Anlass?

Diese Übersicht zeigt, wann eine Arztpraxis Patienten am besten erinnert und was in die Nachricht gehört. Die Zeiten sind Empfehlungen aus der Praxis-Erfahrung, du passt sie an deine Abläufe an.

Warum vergessen Patienten ihre Termine?

Patienten vergessen Termine meist, wenn zwischen Buchung und Termin viel Zeit liegt und der Termin nirgends im Kalender steht. Als Erfahrungsempfehlung helfen deshalb zwei Dinge: Der Termin kommt direkt beim Buchen in den Kalender des Patienten, und kurz vor dem Termin kommt eine zweite Erinnerung.

Plane nicht damit, dass Patienten von selbst anrufen, wenn sie verhindert sind. Wer absagen will, braucht dafür einen leichten Weg, sonst bleibt er einfach weg.

Wann ist der beste Zeitpunkt, Patienten zu erinnern?

Der beste Zeitpunkt ist meist ein Tag vor dem Termin, bei langen Terminen zusätzlich einige Tage vorher. Die Erinnerung am Vortag erreicht den Patienten, solange er noch umplanen kann. Kommt sie am selben Morgen, lässt sich der Platz meist nicht mehr füllen.

Das ist eine Empfehlung aus der Erfahrung, keine feste Regel. Beobachte in deiner Praxis zwei, drei Wochen, bei welchen Terminen am häufigsten abgesagt wird, und stelle die Zeit danach ein.

Was gehört in eine Terminerinnerung der Arztpraxis?

In eine Terminerinnerung gehören Datum, Uhrzeit, der Name der Praxis und ein klarer Weg zum Absagen. Schreibe nicht hinein, warum der Patient kommt. Gesundheitsdaten haben in einer Erinnerung nichts verloren, und eine Nachricht kann auf einem gesperrten Handy mitgelesen werden.

Halte den Text kurz und freundlich. Ein Absatz für den Termin, ein Satz zum Absagen. Alle Namen, Zeiten und Orte im Beispiel unten sind erfunden.

Beispiel, alle Angaben sind erfunden.

Wie erinnerst du Patienten an Kontrolle und Vorsorge?

Du erinnerst Patienten an Kontrolle und Vorsorge, indem du dir bei jedem Besuch ein Datum für den nächsten Termin notierst und dich dann bei den Patienten meldest. Warte nicht, bis sich der Patient von selbst meldet.

Lege dazu eine einfache Liste an: Name, Anlass, Monat der nächsten Kontrolle. Einmal im Monat gehst du die Liste durch und meldest dich bei allen, die dran sind. Welcher Abstand medizinisch sinnvoll ist, entscheidest du als Ärztin oder Arzt, nicht eine Software.

Was tust du, wenn ein Patient den Termin nicht wahrnimmt?

Wenn ein Patient nicht kommt, melde dich am selben oder nächsten Tag freundlich und frage nach einem neuen Termin. Ein Vorwurf bringt keinen Patienten zurück. Biete direkt zwei Zeiten an, dann reicht dem Patienten eine kurze Antwort.

Führe außerdem eine kleine Warteliste. Wird ein Termin abgesagt, schreibst du die ersten Patienten darauf an. So bleibt der Platz nicht leer. Auch das ist ein Rat aus der Praxis-Erfahrung, kein Beleg für eine bestimmte Quote.

Wie hilft SmartChat Arztpraxen dabei?

SmartChat ist eine WhatsApp-Marketing-Lösung für Unternehmen. Mit der Kalender-Erinnerung per iCal-Link kommt der Termin in den Kalender des Patienten. Mit Follow-ups sendest du Folgenachrichten gegen vergessene Termine.

Ehrlich gesagt: SmartChat sendet nur über WhatsApp, und nur an Kontakte, die sich selbst eingetragen und bestätigt haben. Nachrichten außerhalb eines laufenden Gesprächs gehen als von Meta freigegebene Vorlage. Mehr zu deiner Branche findest du bei den Arztpraxen. Du startest kostenfrei.