Wie erinnert eine Tierarztpraxis Kunden an Impftermine?

Die kurze Antwort

Du behältst Impf- und Kontrolltermine im Blick, wenn jedes Tier ein festes Fälligkeitsdatum hat und der Tierhalter vor diesem Datum eine Erinnerung bekommt. Die Tierarztpraxis trägt das Datum direkt beim Termin ein, sendet die Erinnerung zwei bis vier Wochen vorher und fragt nach, wenn keine Antwort kommt. So funktioniert die Impferinnerung für Kunden auch ohne Spezialsoftware.

Welche Termine muss eine Tierarztpraxis im Blick behalten?

Eine Tierarztpraxis muss alle Termine im Blick behalten, die sich wiederholen und nicht von selbst auffallen: Impfungen, Kontrolluntersuchungen, Wurmkuren und Nachsorge. Der Tierhalter merkt sich diese Termine selten selbst, deshalb entsteht die Lücke fast immer dort. Die Tabelle zeigt, wer in der Praxis was festhalten sollte. Die Beispiele sind Empfehlungen aus der Praxis, keine Vorgaben.

Alle Zeiträume sind Beispiele. Lege sie mit deinem Team fest und passe sie an die Tierart an.

Wie legst du das nächste Fälligkeitsdatum zuverlässig fest?

Du legst das nächste Fälligkeitsdatum zuverlässig fest, indem du es sofort beim Termin einträgst, bevor der Tierhalter die Praxis verlässt. Nach dem Termin ist es zu spät, denn dann fehlt die Zeit für diese Aufgabe. Besprich das Datum kurz am Tresen und sage es laut: "Die nächste Impfung ist im März fällig." So hört es der Tierhalter und deine Praxis hat es schriftlich.

Prüfe einmal pro Woche eine Liste der Tiere, deren Termin in den nächsten vier Wochen fällig wird. Eine Mitarbeiterin ist dafür verantwortlich, nicht das ganze Team. Ohne einen festen Besitzer bleibt die Liste liegen.

Welche Wege gibt es, Tierhalter an Termine zu erinnern?

Es gibt vier übliche Wege, Tierhalter an Termine zu erinnern: Anruf, Brief oder Postkarte, E-Mail und Nachricht auf dem Handy. Jeder Weg hat Vor- und Nachteile. Ein Anruf erreicht viele nicht, weil sie bei der Arbeit sind. Eine Postkarte kostet Zeit und Porto. Die Nachricht auf dem Handy liest der Tierhalter meist sofort. Das sind Erfahrungswerte, keine Messwerte.

Was schreibst du in eine Erinnerung?

Eine gute Erinnerung nennt den Namen des Tieres, den Grund und einen einfachen nächsten Schritt. Der Name des Tieres macht die Nachricht persönlich, der Grund macht sie wichtig, der Knopf macht die Antwort leicht. Halte sie kurz und sende nie mehr als eine Sache pro Nachricht. Namen und Daten unten sind ein Beispiel.

Was tust du, wenn der Tierhalter nicht antwortet?

Wenn der Tierhalter nicht antwortet, fragst du genau einmal nach, nicht öfter. Warte etwa eine Woche und sende dann eine zweite, kürzere Nachricht. Bleibt auch diese ohne Antwort, ruft die Praxis an oder spricht den Tierhalter beim nächsten Besuch an. Mehr als zwei Nachrichten wirken nach unserer Erfahrung aufdringlich. Das ist eine Empfehlung aus der Erfahrung.

Wie hilft dir SmartChat dabei?

SmartChat sendet die Erinnerung per WhatsApp und kann sie in einer Folge von Nachrichten wiederholen. Mit Follow-ups fragt SmartChat nach, wenn der Tierhalter nicht reagiert, bevor ein Termin vergessen wird. Zum Termin gibt es einen iCal-Link: Der Tierhalter trägt den Termin mit einem Tipp in seinen Kalender ein und bekommt vom Handy selbst eine Erinnerung.

Gesendet wird nur an Kontakte, die per Double-Opt-in zugestimmt haben, und jeder meldet sich mit STOP ab. Wie sich das in einer Praxis einsetzen lässt, steht auf der Seite für Tierärzte. SmartChat ersetzt keine Praxissoftware: Das Fälligkeitsdatum pflegst du weiter dort, wo du es heute führst.