Steuerberater: Mandanten erinnern ohne Telefonschleife.

Wie sieht gute Steuerberater Mandanten Kommunikation bei Erinnerungen aus?

Gute Steuerberater Mandanten Kommunikation erinnert kurz, früh und mit einer klaren Aufgabe. Jede Erinnerung nennt, was fehlt, bis wann und wohin der Mandant es sendet. Je weniger Rückfragen nötig sind, desto seltener ruft jemand zurück. Die Tabelle zeigt vier typische Anlässe.

Die Zeitpunkte sind Empfehlungen aus der Praxis, keine Vorgaben.

Warum entsteht die Telefonschleife?

Die Telefonschleife entsteht, wenn eine Bitte nur mündlich kommt und keiner sie später nachlesen kann. Der Mandant hört im Gespräch zu, vergisst den Rest und du rufst erneut an. Dazu kommt, dass Anrufe oft dann kommen, wenn der andere gerade nicht abnehmen kann. Aus unserer Sicht hilft eine einfache Regel: Jede Bitte steht einmal schriftlich da, mit Datum und Aufgabe.

Welche Regeln machen eine Erinnerung wirksam?

Eine Erinnerung wirkt, wenn sie nur eine Aufgabe enthält und eine feste Frist nennt. Diese Regeln empfehlen wir aus der Erfahrung mit Dienstleistern.

Schreibe eine Aufgabe pro Nachricht. Nenne das Datum statt „bald“. Schreibe in dem Ton, den dein Mandant von dir kennt. Sage dazu, was passiert, wenn die Unterlagen später kommen, ohne zu drohen. Und bedanke dich kurz, wenn die Unterlagen da sind.

Wie baust du einen festen Erinnerungsablauf ohne Software?

Du baust ihn mit einem Kalender und einer Liste, die du einmal pro Monat abarbeitest. Lege am Monatsanfang fest, welche Mandanten welche Unterlagen schulden. Trage die Fristen in den Kalender ein und setze eine Erinnerung für den Tag, an dem du schreibst. Halte drei Textbausteine bereit: erste Bitte, Erinnerung kurz vor der Frist, Dank. So schreibst du in Minuten statt in Telefonaten. Das ist eine Empfehlung, die ohne Zusatzprogramm funktioniert.

Wie kann die Nachricht an den Mandanten aussehen?

Sie ist kurz, nennt die Aufgabe und das Datum und endet mit einem Weg, zu antworten. Name, Datum und Betrag unten sind Beispiele.

Wie hilft SmartChat bei der Mandanten Kommunikation?

Wenn viele Mandanten dieselbe Bitte bekommen, sparst du dir das Einzelschreiben. Mit SmartChat sendest du einen Newsletter an Kontakte, die zugestimmt haben. Senden kostet keine Credits, und jeder Kontakt meldet sich mit STOP ab. Wie Mandanten zustimmen, kannst du mit einer Landingpage lösen. Mehr zu deiner Branche findest du unter Steuerberater.

SmartChat ist eine Ergänzung. Persönliche und vertrauliche Fälle klärst du weiter direkt mit dem Mandanten. Ob und welche Inhalte für deine Kanzlei zulässig sind, klärst du selbst, das ist keine Rechtsberatung.