Wie erreicht eine Hausverwaltung ihre Mieter schneller?

Die kurze Antwort.

Eine Hausverwaltung erreicht ihre Mieter schneller, wenn sie für jede Art von Nachricht den passenden Weg nutzt und die Nachricht kurz hält. Dringendes gehört aufs Handy, Unterlagen in die E-Mail, Rechtliches in den Brief. Mit einer Handynummer pro Mieter und einer Zustimmung erreichst du auch Mieter, die nie ans Telefon gehen.

Welcher Weg passt zu welcher Nachricht?

Für Hinweise im Haus, Termine und Schreiben brauchst du nicht einen Weg, sondern eine feste Zuordnung. Diese Übersicht beruht auf Erfahrung und ist keine Studie.

Warum erreichen Hausverwaltungen ihre Mieter so schlecht?

Die Mieter sind erreichbar, aber nicht dort, wo die Hausverwaltung sucht. Tagsüber arbeiten sie, die Post liegt im Briefkasten, der Aushang hängt im Treppenhaus und niemand schaut hin. Dazu kommt: Jeder Weg ist für etwas anderes gut. Ein Schreiben zum Wasserabsperren morgen früh darf nicht drei Tage unterwegs sein.

Wenn Mieter nicht reagieren, liegt es meist am Weg und nicht an den Mietern. Das ist eine gute Nachricht, denn den Weg kannst du ändern.

Was hilft einer Hausverwaltung sofort, um Mieter schneller zu erreichen?

Fünf Dinge, die du ohne neue Software umsetzt. Sie stammen aus der Praxis und sind Empfehlungen.

Erstens: Sammle von jedem Mieter die Handynummer und frage dabei, wie er am liebsten Bescheid bekommt. Zweitens: Schreibe den wichtigsten Satz an den Anfang: Was ist los, wann, und was muss der Mieter tun? Drittens: Nenne immer genau einen Ansprechpartner mit Durchwahl. Viertens: Hänge den Aushang zusätzlich als Foto auf, damit du ihn später nachweisen kannst. Fünftens: Teile Hausgruppen ein, zum Beispiel nach Objekt und Eingang, damit nicht alle jede Meldung bekommen.

Wie kündigst du Handwerker und Termine so an, dass Mieter sie nicht verpassen?

Kündige jeden Termin zweimal an: einmal mit Vorlauf und einmal am Vortag. Nenne Tag, Zeitfenster und was der Mieter vorbereiten soll, zum Beispiel Zugang zur Wohnung oder freie Heizkörper. Ein kurzer Satz am Ende, wen der Mieter bei Verhinderung kontaktiert, spart dir spätere Anrufe.

Schreibe Zeitfenster so eng wie möglich. Wer weiß, dass der Handwerker zwischen 9 und 12 Uhr kommt, bleibt eher zu Hause als bei der Angabe „vormittags“.

Wann lohnt sich WhatsApp-Marketing für die Hausverwaltung?

WhatsApp lohnt sich für die Hausverwaltung, wenn du regelmäßig dieselben Hinweise an viele Mieter senden musst und sie schnell gelesen werden sollen. Dann sendest du einen Newsletter mit SmartChat an alle Kontakte, die zugestimmt haben. Ohne Zustimmung sendest du nicht: Der Mieter trägt sich selbst ein und bestätigt einmal kurz.

So sieht ein Hinweis zum Handwerkertermin aus. Name, Datum und Zeiten sind Beispiele.

Senden kostet bei SmartChat keine Credits. Wer keine Nachrichten mehr möchte, schreibt STOP. Mehr dazu auf der Seite WhatsApp-Newsletter und auf der Seite für Hausverwaltungen.

Wie bekommst du die Zustimmung deiner Mieter?

Du fragst, bevor du sendest. Lege einen QR-Code in den Hausflur oder in das Willkommensschreiben, über den sich der Mieter selbst einträgt und die Anmeldung einmal bestätigt. Nur wer bestätigt hat, bekommt Nachrichten. Das gilt für Neueinzüge genauso wie für Bestandsmieter.

Sage dazu klar, wofür die Nachrichten sind: Termine im Haus, Hinweise zur Heizung oder zum Müll. Keine Werbung. Wer das weiß, trägt sich eher ein.

Welche Fehler machen Hausverwaltungen bei der Mieter-Kommunikation?

Der häufigste Fehler ist, alles an alle zu senden. Dann lesen Mieter bald nichts mehr. Der zweite ist ein langer Text ohne klare Aufgabe. Der dritte ist, nicht zu sagen, wer antwortet, wenn der Mieter Fragen hat.

Teile deine Meldungen in wenige feste Arten ein: Termin im Haus, Hinweis zur Nutzung, Schreiben mit Frist. So erkennt der Mieter schon an der ersten Zeile, ob er handeln muss.