Anwendungsfälle / Fehlende Unterlagen anfordern
Eine Nachricht, ein Foto, Akte komplett
Die Situation
Die Akte ist fast fertig - es fehlt nur eine einzige Gehaltsabrechnung. Du schreibst eine Mail, wartest drei Tage, rufst an, erreichst niemanden. Aus einem fehlenden Blatt Papier werden zwei Wochen Stillstand, der Kunde wird ungeduldig und fragt sich, warum sein Antrag so lange dauert - dabei liegt es an ihm.
So löst du es mit SmartChat
Mit SmartChat forderst du fehlende Unterlagen dort an, wo dein Kunde ohnehin ständig ist: auf WhatsApp. Die Nachricht wird mit bis zu 98% Öffnungsrate gesehen, und statt zu scannen fotografiert dein Kunde das Dokument einfach und schickt es als Antwort zurück. Aus zwei Wochen Warten wird oft eine einzige Stunde.
In 3 Schritten eingerichtet
- 1
Anfrage senden: Wähle den Kontakt, setze in deine Vorlage ein, welches Dokument fehlt - und die Nachricht ist in Sekunden verschickt.
- 2
Foto empfangen: Dein Kunde fotografiert das Dokument und antwortet direkt im Chat - ohne Scanner, ohne Mail-Anhang, ohne Portal-Login.
- 3
Nachfassen lassen: Kommt nichts zurück, erinnert SmartChat automatisch noch einmal - Automationen gibt es ab dem Basic-Tarif.
Passt besonders für
Womit du das umsetzt
Häufig gestellte Fragen
Sind Dokumente per WhatsApp überhaupt zulässig?
Dein Kunde entscheidet selbst, was er dir schickt - und hat sich vorher per Double-Opt-in angemeldet. Der Kanal ist damit DSGVO-konform dokumentiert; sensible Originale kann er weiterhin klassisch nachreichen.
Warum antworten Kunden auf WhatsApp schneller als auf Mail?
Weil die Nachricht auf dem Sperrbildschirm liegt statt im Postfach: bis zu 98% Öffnungsrate sprechen für sich. Und ein Foto ist in 30 Sekunden gemacht - einen Scanner hat kaum jemand griffbereit.
Was ist, wenn der Kunde trotzdem nicht reagiert?
Dann fasst SmartChat für dich nach: Ab dem Basic-Tarif legst du eine automatische Erinnerung an, die nach ein paar Tagen freundlich nachhakt - ohne dass du selbst daran denken musst.
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