Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend kurz „Daten") im Rahmen unserer Website (smartchat.marketing), unserer Anwendung SmartChat (smart-chat.app) sowie der damit verbundenen Funktionen und Inhalte. Maßgeblich ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für die verwendeten Begriffe (z. B. „Verarbeitung" oder „Verantwortlicher") gelten die Definitionen in Art. 4 DSGVO.

1. Verantwortlicher

HACO d. Gschnitzer Franz Josef KG, Angerweg 43 - Gasteig, 39040 Ratschings (BZ), Südtirol, Italien.
Telefon: +39 391 1464820. E-Mail: team@smartchat.marketing.
Vertretungsberechtigt und verantwortlich: Franz Josef Gschnitzer und Simon Gschnitzer.

2. Verwendete Begrifflichkeiten

„Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. „Verarbeitung" ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (z. B. Erheben, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Löschen). „Verantwortlicher" ist, wer über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. „Auftragsverarbeiter" ist, wer Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

3. Wer ist wofür verantwortlich (SmartChat als Dienst)

SmartChat ist ein Werkzeug, mit dem unsere Kunden (Unternehmen) eigenes WhatsApp-Marketing betreiben. Deshalb unterscheiden wir zwei Rollen:

• Wir als Verantwortlicher: für die Daten der Besucher dieser Website und die Daten unserer Kunden selbst (Konto, Onboarding-/Geschäftsprofil, Abrechnung, KI-Chat, verbundene Kanäle).
• Wir als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): für die Daten der Kontakte, die ein Kunde über SmartChat sammelt und anschreibt (z. B. Empfänger seiner WhatsApp-Newsletter). Hier ist der jeweilige Kunde der Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

4. Arten der verarbeiteten Daten, betroffene Personen und Zwecke

Wir verarbeiten insbesondere: Bestandsdaten (z. B. Firmenname), Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben im KI-Chat, hochgeladene Dokumente, Bilder, Nachrichteninhalte), Nutzungs- und Metadaten (z. B. besuchte Seiten, Zugriffszeiten, Geräte-/Browserinformationen, IP-Adresse) sowie - bei kostenpflichtiger Nutzung - Vertrags- und Zahlungsdaten.

Betroffene Personen sind Besucher der Website, registrierte Nutzer (unsere Kunden bzw. deren Teammitglieder) sowie die von Kunden gesammelten Kontakte (Endkontakte). Zwecke sind: Bereitstellung von Website und Dienst, Erfüllung des Vertrags und Kommunikation, Sicherheit und Missbrauchsvermeidung sowie - nur mit Einwilligung - Reichweitenmessung und Marketing.

5. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an einem sicheren, funktionsfähigen und wirtschaftlichen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Verarbeitung von Endkontakt-Daten im Kundenauftrag gilt zusätzlich Art. 28 DSGVO.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere: strikte Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security, jede Kundenumgebung ist logisch getrennt), verschlüsselte Speicherung sensibler Zugangsdaten wie WhatsApp- und Integrations-Tokens (AES-256-GCM; diese werden nie an das Browser-Frontend ausgegeben), verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS), Signaturprüfung eingehender Webhooks sowie Zugriffsbeschränkungen. Der schreibende Zugriff auf die Datenbank erfolgt ausschließlich serverseitig.

7. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Soweit wir Daten gegenüber anderen Unternehmen offenbaren oder ihnen Zugriff gewähren, geschieht dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z. B. Übermittlung an einen Zahlungsdienstleister zur Vertragserfüllung), deiner Einwilligung, einer rechtlichen Verpflichtung oder unserer berechtigten Interessen (z. B. Hosting, Nachrichtenversand). Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Die eingesetzten Dienste sind nachfolgend benannt.

8. Hosting und Infrastruktur

Die Anwendung (smart-chat.app) wird auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland betrieben (Serverstandort EU). Die Marketing-Website (smartchat.marketing) wird über Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA gehostet und ausgeliefert (Content-Delivery-Network). Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher stellen wir über Supabase (Supabase Inc., USA) bereit. Beim Aufruf verarbeiten diese Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO. Zur Drittlandübermittlung siehe Abschnitt 18.

9. Zugriffsdaten und Logfiles

Beim Zugriff auf Website und Anwendung fallen Server-Zugriffsdaten an (z. B. angefragte Ressource, Zeitpunkt, Browsertyp, IP-Adresse). Diese verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). IP-Adressen nutzen wir darüber hinaus nur kurzzeitig zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen (Rate-Limiting) und speichern sie hierfür nicht dauerhaft in unserer Datenbank. Zugriffs-/Logdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für Sicherheit und Betrieb erforderlich ist, und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

10. Schriftarten

Die Schriftarten dieser Marketing-Website (smartchat.marketing) werden lokal von unserem Server geladen; dabei findet keine Verbindung zu Servern Dritter (etwa Google Fonts) statt und deine IP-Adresse wird hierfür nicht übermittelt. Hinweis: Von Kunden über SmartChat erstellte Anmeldeseiten (Landingpages) können - abhängig von der gewählten Markenschrift - eine Schriftart von einem externen Anbieter nachladen; für diese vom Kunden betriebenen Seiten ist der jeweilige Kunde verantwortlich.

11. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung des Dienstes legst du ein Konto an. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und ein Passwort (die Anmeldung erfolgt über unseren Dienstleister Supabase; das Passwort wird nur verschlüsselt/gehasht gespeichert). Weitere Pflichtangaben verlangen wir bei der Registrierung nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Lädst du Teammitglieder ein, verarbeiten wir deren E-Mail-Adresse zur Zustellung der Einladung; Einladungslinks sind zeitlich begrenzt gültig. Bei Registrierung und Anmeldung speichern wir Zeitpunkt und technische Metadaten zum Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Onboarding und Geschäftsprofil

Um den Dienst nutzbar zu machen, verarbeiten wir die von dir bereitgestellten Angaben zu deinem Unternehmen: z. B. Firmenname, Website-Adresse(n), Antworten aus dem Onboarding, Branche, Anschrift, Logo/Markenfarben sowie optional von dir hochgeladene Dokumente und Medien (die personenbezogene Inhalte enthalten können). Aus diesen Angaben erstellt SmartChat ein Geschäftsprofil, das der KI-Assistent zur Erstellung und zum Betrieb deines Marketings nutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Öffentlich in deine Anmeldeseiten eingebundene Medien (z. B. Logos, Bilder) werden in einem öffentlich abrufbaren Speicher abgelegt; bitte lade dort keine vertraulichen Unterlagen hoch.

13. KI-Assistent und KI-gestützte Verarbeitung

SmartChat enthält einen KI-Assistenten, der Inhalte erstellt (z. B. Landingpages, Newsletter, Follow-ups) und - sofern von dir aktiviert - eingehende Nachrichten beantwortet. Für die KI-Verarbeitung setzen wir Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA (Modell der Claude-Reihe) ein. Dabei werden die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Inhalte an Anthropic übermittelt (z. B. dein Geschäftsprofil, Chat-Eingaben und - bei aktivierter Auto-Antwort - der Text der zu beantwortenden Nachricht). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; zur Drittlandübermittlung in die USA siehe Abschnitt 18. Automatisch von der KI erzeugte Antworten an Endkontakte werden als solche gekennzeichnet.

14. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden (Endkontakte)

Sammelt ein Kunde über SmartChat Kontakte (z. B. über eine Anmeldeseite, ein Website-Widget, manuelle Eingabe oder Import) und schreibt sie an, verarbeiten wir deren Daten ausschließlich in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache, Einwilligungsstatus sowie die Inhalte der Konversationen und Nachrichten (ein-/ausgehend). Für diese Daten ist der jeweilige Kunde der Verantwortliche und für die Rechtmäßigkeit der Einwilligungen selbst zuständig. Eine bloß eingehende Nachricht eines Kontakts erzeugt nie automatisch eine Marketing-Einwilligung. Die Einzelheiten dieser Auftragsverarbeitung - Weisungen, Unterauftragsverarbeiter, Löschung und Kontrollrechte - regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

15. Double-Opt-In und Protokollierung

Marketing-Nachrichten dürfen nur an Kontakte gesendet werden, die zuvor ausdrücklich zugestimmt haben (Double-Opt-In). Nach der Anmeldung erhält der Kontakt eine Bestätigungsanfrage; erst nach Bestätigung wird der Kontakt als eingewilligt geführt. Zum Nachweis protokollieren wir den Zeitpunkt und den Kanal der Einwilligung bzw. Bestätigung (ohne Speicherung der IP-Adresse). Eine Abmeldung ist jederzeit möglich (bei WhatsApp z. B. durch die Nachricht „STOP", bei E-Mail über den Abmeldelink). Abgemeldete Kontakte werden für den Versand gesperrt.

16. Nachrichtenversand über WhatsApp

Für den Versand und Empfang von WhatsApp-Nachrichten nutzen wir die WhatsApp Business Cloud API von Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland (ggf. mit Beteiligung der Meta Platforms, Inc., USA). Dabei werden Telefonnummern der Endkontakte, Nachrichteninhalte und Zustell-Metadaten verarbeitet. Es gelten zusätzlich die Bedingungen von Meta/WhatsApp. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO; zur Drittlandübermittlung siehe Abschnitt 18.

17. E-Mail-Versand

System- und Transaktions-E-Mails (z. B. Opt-in-Bestätigung, Konto- und Hinweismails) versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS), 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich (Serverstandort EU). Sofern der E-Mail-Kanal für Marketing aktiviert ist, versenden wir Newsletter und Follow-ups deiner Kampagnen über Amazon SES (Amazon Web Services) von einer von dir verifizierten Absender-Domain (voreingestellte Region Frankfurt, EU). Verarbeitet werden E-Mail-Adressen, Namen und Mailinhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO.

18. Übermittlungen in Drittländer

Ein Teil der eingesetzten Dienste verarbeitet Daten außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA (Cloudflare, Supabase, Anthropic, Amazon Web Services sowie Meta) und im Vereinigten Königreich (Paddle). Diese Übermittlungen erfolgen nur beim Vorliegen geeigneter Garantien: für das Vereinigte Königreich auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, für die USA auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (soweit der Empfänger zertifiziert ist) und/oder von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

19. Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtiger Nutzung erfolgt die Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung über Paddle.com Market Ltd., Judd House, 18-29 Mora Street, London EC1V 8BT, Vereinigtes Königreich, als Merchant of Record. Paddle verarbeitet die Zahlungs- und Rechnungsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel) in eigener Verantwortung; es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Paddle. Wir selbst speichern hierzu im Wesentlichen nur eine Kundenkennung und den Abo-Status, keine vollständigen Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

20. Cookies und Einwilligung

Cookies sind kleine Dateien, die auf deinem Gerät gespeichert werden. Technisch notwendige Mittel (z. B. zum Speichern deiner Cookie-Entscheidung oder deines Login-Status) setzen wir ohne gesonderte Einwilligung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses ein. Cookies und Technologien für Marketing und Reichweitenmessung setzen wir ausschließlich, wenn du im Cookie-Banner aktiv zustimmst. Deine Zustimmung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Cookie-Einstellungen ändern

21. Reichweitenmessung und Marketing-Tracking (nur Website)

Sofern du im Cookie-Banner zustimmst, verwenden wir auf der Marketing-Website das Meta Pixel sowie die zugehörige Conversions API. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Damit messen wir die Wirksamkeit unserer Werbung (z. B. Seitenaufruf, Klick auf „Kostenlos starten"). Dabei können Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe, IP-Adresse, Browser-Informationen sowie Cookie-Kennungen wie _fbp und _fbc) an Meta übermittelt werden, auch an Server in den USA.

Ebenfalls nur nach deiner Zustimmung setzen wir das Google-Tag (gtag.js) ein, über das je nach Konfiguration Google Analytics und/oder Google-Ads-Conversion-Messung laufen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Auch dabei können Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe, IP-Adresse, Geräte-/Browser-Informationen, Cookie-Kennungen) an Google übermittelt werden, auch in die USA.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne deine Zustimmung werden weder Meta- noch Google-Skripte geladen und es werden keine Daten an Meta oder Google gesendet. Dieses Tracking findet nur auf der Website statt, nicht innerhalb der Anwendung. Einen generellen Widerspruch gegen nutzungsbasierte Werbung kannst du zusätzlich über youronlinechoices.com erklären.

22. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Unser Kontaktformular auf der Website ist rein clientseitig: Es öffnet dein eigenes E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht; es werden dabei keine Daten an einen Server von uns übertragen. Anfragen bewahren wir nur so lange auf, wie es zur Bearbeitung erforderlich ist.

23. Löschung von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtlich) dies vorschreiben; danach werden sie gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt. Kontakte kannst du in der Anwendung jederzeit löschen; zugehörige aggregierte Statistiken werden dabei anonymisiert. Nach Beendigung des Vertrags kannst du deine Daten innerhalb von 30 Tagen exportieren; danach werden sie auf Anfrage bzw. organisatorisch gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Einen Löschantrag kannst du jederzeit an team@smartchat.marketing richten; wir bestätigen die Löschung innerhalb von 30 Tagen.

24. Rechte der betroffenen Personen

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Registrierte Nutzer können ihre Daten zudem direkt in der Anwendung als Datei exportieren. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an team@smartchat.marketing.

25. Widerrufsrecht und Widerspruchsrecht

Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Du kannst der Verarbeitung dich betreffender Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), insbesondere der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung.

26. Beschwerderecht

Dir steht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO), in Italien beim Garante per la protezione dei dati personali, oder bei der Aufsichtsbehörde deines Wohnorts bzw. Arbeitsplatzes.

27. Aktualität und Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter team@smartchat.marketing.

Stand: 13. Juli 2026